■概要
Cal.comでの日程調整後、参加者情報を手作業でリスト化する業務に手間を感じていませんか。 このような手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用することで、Cal.comでの参加者管理を自動化し、予定が登録されたタイミングでMicrosoft Excelに参加者情報を追加、関係者への通知までを円滑に実行できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cal.comで調整した予定の参加者情報を、手作業でリスト管理している方
- Microsoft Excelへのデータ入力を効率化し、参加者管理の自動化を実現したいと考えている方
- イベントや会議の運営を担当しており、日程調整から参加者への連絡までを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Cal.comに予定が登録されると、Microsoft Excelへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、参加者情報の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Cal.comとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCal.comを選択し、「予定が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Cal.comで取得した参加者情報を任意のシートに追加します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ参加者が追加された旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、Cal.comから取得した参加者の氏名やメールアドレスなどの情報を、Excelシートのどの列に割り当てるかを自由に設定できます
- メール機能の設定では、通知メールの宛先、件名、本文を任意の内容にカスタマイズでき、Cal.comで取得した予定日時や参加者名といった情報を変数として本文に含めることも可能です
■注意事項
- Cal.com、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
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