■概要
Cal.comで新たな予定が登録されるたびに、手動で参加者情報を管理ツールに転記したり、関係者に通知したりする作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Cal.comへの予定登録をきっかけに、Notionへの参加者情報の追加と関係者へのメール通知までを自動化できます。煩雑な手作業から解放され、スムーズな参加者管理の自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cal.comの予定登録後の参加者管理を手作業で行い、非効率を感じている方
- Notionでタスクや顧客情報を管理しており、Cal.comとの連携を自動化したい方
- 予約受付から参加者情報の管理、通知までの一連の業務フローを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Cal.comに予定が登録されると、参加者情報がNotionへ自動で追加・更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での情報転記が不要になるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な参加者管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Cal.comとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCal.comを選択し、「予定が登録されたら(Webhook)」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した参加者情報をNotionデータベースに追加します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ通知メールを送信します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionにレコードを追加する際、データベースの各プロパティ(項目)に対して、Cal.comから取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます
- メール通知のアクションでは、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定でき、Cal.comで取得した参加者名などの情報を変数として本文に利用することも可能です
■注意事項
- Cal.com、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。