定期的にAsanaからサブタスクの一覧を取得し、AI要約後にMicrosoft Teamsで通知する
定期的にAsanaからサブタスクの一覧を取得し、AI要約後にMicrosoft Teamsで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Asanaでのプロジェクト管理において、特定のタスクに紐づくサブタスクの一覧を手動で確認し、その進捗をチームに共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に多くのサブタスクが存在する場合、手作業での確認や報告は抜け漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAsanaからサブタスクの一覧を自動で取得し、AIによる要約を付けてMicrosoft Teamsに通知できるため、進捗管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのサブタスクの一覧を手動で確認し、進捗報告を行っているプロジェクトマネージャーの方
- チームのタスク進捗をMicrosoft Teamsで共有しており、報告作業を効率化したいチームリーダーの方
- Asanaのタスク管理における定型的な確認作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にAsanaからサブタスクの一覧を自動取得して通知するため、手作業での確認や報告作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるサブタスク情報の転記ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な進捗共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションを設定して、フローが起動する日時を指定します
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「サブタスクの一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約」アクションを選択し、取得したサブタスクの情報を要約するように設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、要約された内容を特定のチャネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、情報を取得したいタイミングに合わせて、実行する曜日や時間などを任意で設定してください
- Asanaの「サブタスクの一覧を取得」アクションでは、対象となる親タスクのIDを任意で設定してください
- AI機能の「要約」アクションでは、要約対象のテキストとして、事前のアクションで取得した値や任意の内容を活用して設定を行い、要約の条件も任意の内容で設定してください
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知したいチームIDやチャネルID、メッセージ内容を任意で設定してください。メッセージには事前のアクションで取得した値や任意の内容を設定できます
■注意事項
- Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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