毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Microsoft Teamsに通知する
毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Microsoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
X-point Cloud
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
毎朝、特定の稟議書を確認するために、X-point Cloudでフォーム名を指定して検索する作業に時間を要していませんか？手作業での確認は手間がかかるだけでなく、報告漏れなどのミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にX-point Cloudの書類をフォーム名で検索し、その結果をAIが要約してMicrosoft Teamsに自動で通知できます。日々の定型的な報告業務を自動化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎朝の報告業務で、X-point Cloudのフォーム名検索を手作業で行っている方
- X-point Cloudで管理する稟議書の承認状況をチームに共有したいと考えている方
- 定型的な検索・報告タスクを自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝の定刻にX-point Cloudのフォーム名検索から通知までを自動化し、手作業での確認や報告にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での検索作業で起こりがちな、検索条件の間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローを起動したい日時（例：毎朝9時）を設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成」アクションで検索結果を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、生成されたテキストを指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定で、フローを起動する時間帯（例：毎朝8時、毎週月曜の10時など）を任意で設定してください。
- X-point Cloudで検索する稟議書の承認状況（例：「承認済み」のみ、「申請中」など）を任意で設定できます。
- AIへの指示（プロンプト）を編集し、検索結果の要約方法や報告形式などを自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Teamsで通知を送るチャンネルや、メッセージの本文も、用途に合わせて任意で設定することが可能です。
■注意事項
- X-point CloudとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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