■概要
毎朝、X-point Cloudで特定のフォーム名を指定して稟議書などを検索し、その内容をチームに共有する作業は、定期的でありながらも手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、設定した時刻に自動でX-point Cloud内の書類をフォーム名で検索し、その結果をAIが要約してDiscordへ通知することが可能です。毎日の確認作業を効率化し、重要な申請の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでフォーム名を指定して定期的に書類を検索している総務や経理担当の方
- X-point Cloudの申請状況を手作業で確認し、チームに共有しているマネージャーの方
- 稟議などの確認・報告プロセスを自動化し、業務全体の効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝行っていたX-point Cloudでのフォーム名検索と報告作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での確認作業によって発生しがちな検索漏れや報告ミスを防ぎ、重要な稟議の進捗を確実にチームへ共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい時間（例：毎朝9時）を設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションを設定し、対象のフォーム名を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、X-point Cloudの検索結果を元に通知用のメッセージを生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎朝や毎週など、業務に合わせて実行したい任意の時間帯を設定できます。
- X-point Cloudで検索する書類の承認状況（例：「承認済み」「申請中」など）は任意で設定が可能です。
- AIへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、検索結果をリスト形式で要約させるなど、通知したい内容に合わせて設定できます。
- Discordへ通知するチャンネルやメッセージ本文は、共有したい相手や内容に応じて任意で設定してください。
■注意事項
- X-point CloudとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
