毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Chatworkに通知する

■概要

毎朝、X-point Cloudで特定のフォーム名の稟議書を検索する作業は、定型業務でありながらも手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による確認では、重要な稟議の見落としや対応の遅れに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでX-point Cloudのフォーム名を自動で検索し、その結果をAIが要約してChatworkへ通知することが可能です。日々の確認作業を効率化し、重要な稟議の見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

毎朝X-point Cloudで特定のフォーム名を検索し、稟議状況を確認している方
手作業による稟議書の確認に手間を感じ、業務の自動化を検討している方
Chatworkを活用して、チームへの情報共有をより迅速に行いたい管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

毎日の定型業務であるX-point Cloudでのフォーム名検索と確認作業が自動化され、本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります。
システムが自動で検索と通知を行うため、手作業による確認漏れや検索ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務品質の安定化が図れます。

■フローボットの流れ

はじめに、X-point CloudとChatworkをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎朝9時」など、フローを起動したい任意のスケジュールを設定します。
次に、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションで対象のフォーム名や条件を指定します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成」アクションでX-point Cloudの検索結果を要約するよう指示します。
最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを特定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーの設定では、実行したい曜日や時間帯を業務に合わせて任意で設定してください。
X-point Cloudで書類を検索する際に、フォーム名だけでなく「承認中」「完了」など、稟議書の承認状況を任意で設定することが可能です。
AI機能への指示（プロンプト）内容は、「検索結果を箇条書きで要約して」など、通知したい内容に合わせて任意で設定できます。
Chatworkへメッセージを送るアクションでは、通知を送りたい任意のルームや、メッセージの本文を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

・X-point CloudとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

X-point Cloudで申請が承認されたらLINE WORKSに通知する

X-point Cloudで承認が完了するとYoom経由でLINE WORKSへ自動通知するフローです。手動連絡の手間や漏れを抑え、最新状況をすぐに共有できます。

詳細を見る

X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてBoxに保存する

X-point Cloudで承認済み書類を自動でPDFダウンロードしBoxへ保存、Gmailで通知するフローです。手作業の管理を減らし、ダウンロード漏れや保存ミスを抑えて書類管理を効率化します。

詳細を見る

X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてMicrosoft SharePointに保存する

X-point Cloudの承認完了を起点にPDFを取得しMicrosoft SharePointへ自動保存するフローです。手作業のダウンロード・仕分けの手間を減らし、確実に保存漏れを防ぎます。

詳細を見る

X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてOneDriveに保存する

X-point Cloudの承認完了をきっかけに書類PDFを自動ダウンロードしOneDriveへ保存、Gmailで関係者へ知らせるフローです。手作業の保存漏れやファイル名ミスを防ぎ、業務をスムーズにします。

詳細を見る

X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてDropboxに保存する

X-point Cloudの承認完了を起点にPDFを取得しDropboxへ保存、Gmailで関係者へ通知するフローです。手作業のダウンロードや連絡漏れを防ぎ、書類管理の負担を抑えます。

詳細を見る

X-point Cloudの承認済み申請をAI要約する

Google スプレッドシートの情報をもとにX-point Cloudの承認申請を定期取得し、AIで要約してメール送信するフローです。毎日の確認時間を短縮し、要点の見落としや共有漏れを抑えて次のアクションを素早く決められます。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

Yoomのハイパーオートメーションとは？

従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。

Yoomについて詳しく見る

Yoomのハイパーオートメーションとは？

Yoomについて詳しく見る

使用しているアプリについて

Chatwork

YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。