毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Chatworkに通知する

■概要

毎朝、X-point Cloudで特定のフォーム名の稟議書を検索する作業は、定型業務でありながらも手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による確認では、重要な稟議の見落としや対応の遅れに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでX-point Cloudのフォーム名を自動で検索し、その結果をAIが要約してChatworkへ通知することが可能です。日々の確認作業を効率化し、重要な稟議の見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

毎朝X-point Cloudで特定のフォーム名を検索し、稟議状況を確認している方
手作業による稟議書の確認に手間を感じ、業務の自動化を検討している方
Chatworkを活用して、チームへの情報共有をより迅速に行いたい管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

毎日の定型業務であるX-point Cloudでのフォーム名検索と確認作業が自動化され、本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります。
システムが自動で検索と通知を行うため、手作業による確認漏れや検索ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務品質の安定化が図れます。

■フローボットの流れ

はじめに、X-point CloudとChatworkをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎朝9時」など、フローを起動したい任意のスケジュールを設定します。
次に、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションで対象のフォーム名や条件を指定します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成」アクションでX-point Cloudの検索結果を要約するよう指示します。
最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを特定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーの設定では、実行したい曜日や時間帯を業務に合わせて任意で設定してください。
X-point Cloudで書類を検索する際に、フォーム名だけでなく「承認中」「完了」など、稟議書の承認状況を任意で設定することが可能です。
AI機能への指示（プロンプト）内容は、「検索結果を箇条書きで要約して」など、通知したい内容に合わせて任意で設定できます。
Chatworkへメッセージを送るアクションでは、通知を送りたい任意のルームや、メッセージの本文を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

・X-point CloudとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください

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