毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Google Chatに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

X-point Cloud

と

Google Chat

を自動連携できます。

■概要

毎朝X-point Cloudにログインし、特定のフォーム名で稟議書を検索して状況を確認する作業は、定型的でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、設定した時刻にX-point Cloudのフォーム名検索を自動で実行し、その結果をAIが要約してGoogle Chatへ通知するため、毎日の確認作業を効率化し、重要な稟議の見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

X-point Cloudでフォーム名を指定した検索を手作業で行っている総務や管理部門の方
稟議書の確認漏れを防ぎ、承認プロセスを円滑に進めたいと考えているチームリーダーの方
定型的な確認業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

毎朝のX-point Cloudでのフォーム名検索から通知までの一連の流れが自動化され、手作業での確認業務にかかっていた時間を削減できます。
人の手による確認作業を減らすことで、検索忘れや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、X-point CloudとGoogle ChatをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、実行したい時刻（例：毎朝9時）を設定します。
次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションを設定し、対象のフォーム名を指定します。
次に、オペレーションでAI機能を活用し、検索結果を基に通知用のメッセージを生成します。
最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成した内容を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

スケジュールトリガーの設定では、毎朝や毎週など、フローボットを起動させたい任意の頻度や時間帯を設定することが可能です。
X-point Cloudで書類を検索する際に、「承認待ち」や「完了」など、特定の承認状況の書類のみを対象として絞り込むことができます。
AI機能への指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、検索結果を要約させたり、特定のフォーマットで整形させたりすることが可能です。
Google Chatへの通知では、メッセージを送るスペースや通知本文の内容を、運用に合わせて任意で設定できます。

■注意事項

X-point CloudとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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使用しているアプリについて

X-point Cloud

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