■概要
GMOサインで締結済みの契約について、都度ログインして契約締結証明書を取得し、Notionなどの管理ツールに情報を転記する作業は件数が増えると煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインから契約締結証明書を一括で取得し、Notionのデータベースへ自動で反映させることが可能となり、手作業による取得漏れや更新ミスを防ぎ、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインを利用しており、契約締結証明書の取得作業を効率化したい法務・総務担当者の方
- Notionで契約情報を管理しており、手作業でのステータス更新に手間を感じている方
- 契約管理に関する定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、GMOサインの契約締結証明書を手動で取得する時間を短縮できます。
- 取得した情報を自動でNotionに反映するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する(最大100件)」を選択し、契約情報が格納されているデータベースを指定します。
- 次に、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 次に、繰り返し処理(ループ)機能を用いて、取得したNotionのレコード情報をもとに1件ずつ処理を繰り返す設定をします。
- ループ内で、GMOサインの「封筒状態の取得」アクションを設定し、契約締結証明書に関する情報を取得します。
- 次に、Notionの「レコードを更新する(ID検索)」アクションを設定し、取得した証明書の情報を該当のレコードに反映させます。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、担当者へ処理完了の通知を送信するよう設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい日時(毎日、毎週、毎月など)を任意で設定してください。
- Notionでレコードを取得・更新する際には、対象となるデータベースのIDを任意で設定してください。
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定してください。
- ループ機能では、Notionから取得したレコード情報など、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定します。
- メール機能では、通知先や件名、本文を任意で設定できます。
■注意事項
- GMOサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。