■概要
契約リストをもとに、一件ずつGMOサインで3者間の署名依頼を作成する作業は、時間もかかり、宛先間違いなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelのリスト情報から、定時にGMOサインの3者間署名依頼を一括で自動送信できます。手作業による契約業務の負荷を減らし、スムーズな締結プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインを利用し、複数の3者間契約の署名依頼を手作業で行っている方
- Microsoft Excelで契約者リストを管理し、締結業務の効率化を考えている方
- 契約締結プロセスの自動化によって、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでMicrosoft ExcelのリストからGMOサインへ自動で署名依頼が送られるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を削減できます。
- リストの情報をそのまま利用して署名依頼を作成するため、宛先や契約内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な契約業務に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」を選択し、契約者リストを読み込みます。
- 次に、繰り返し機能でリストの件数分、以降の処理を繰り返すよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、まずMicrosoft Excelの「書類を発行する」で契約書を生成し、GMOサインに文書を登録します。
- その後、GMOサインの「封筒への署名依頼（3者間）」アクションで、登録した文書の署名依頼を送信します。
- Microsoft Excelのレコードを更新し、署名依頼が完了したことを記録します。
- 最後に、メールで担当者へ処理完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい任意の曜日や時間帯を設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、署名依頼の対象となる契約者リストが記載されているファイルやシートを任意のものに設定してください。
- 「書類を発行する」オペレーションでは、契約書の雛形として使用するMicrosoft Excelのテンプレートファイルを任意で設定することが可能です。
- 「メールを送る」オペレーションでは、完了通知の宛先、件名、本文を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
