■概要
Jira Softwareで新しい課題を管理する際、関連ドキュメントを保管するためにMicrosoft SharePointへ手動でフォルダを作成していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Jira Softwareでの課題作成をトリガーに、Microsoft SharePointへのフォルダ作成を自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jira Softwareでの課題作成後の、Microsoft SharePointへの手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- Jira SoftwareとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理の効率化を目指しているプロジェクトマネージャーの方
- Jira Softwareの課題作成フローを自動化することで、チーム全体の生産性向上を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jira Softwareで課題が作成されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、Jira Softwareでの課題作成後の管理を自動化して標準化できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jira SoftwareとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJira Softwareを選択し、「課題が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」のアクションを設定します。この際、Jira Softwareの課題名などの情報をもとにフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jira Softwareの「課題が作成されたら」のトリガー設定では、お使いのJira Softwareのサブドメインと、自動化の対象としたいプロジェクトのキーをそれぞれ任意で設定してください。
■注意事項
- Jira Software、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
