■概要
Google Driveに保存したファイルを、都度Google Chatで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特にチームでファイルを共有する場合、手作業での添付や通知は共有漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、指定したGoogle Chatのスペースへ添付ファイルとして自動で送信されるため、こうしたファイル共有に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有の手間を削減したいと考えている方
- チーム内での迅速な情報共有と、手作業による通知漏れを防止したいチームリーダーの方
- Google Chatへの添付ファイルの共有を自動化し、転送や通知の手間をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル添付作業が不要になるため、送信先のスペース間違いやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでGoogle Chatの「添付ファイルをアップロード」アクションを設定します
- 最後に、Google Chatの「ファイルを添付してメッセージを送信」アクションを設定し、アップロードしたファイルを指定のスペースに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、監視対象としたい任意のフォルダIDを設定してください。
- Google Chatのオペレーション設定では、ファイルを添付してメッセージを送信したいスペースのリソース名や通知内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
