■概要
Slackのチャンネルが増え続けると、不要になったものの整理が追いつかず、管理が煩雑になることはないでしょうか。手作業でのSlackチャンネルをアーカイブする作業は、数が増えると見落としや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理しているチャンネルリストの情報を更新するだけで、指定したSlackチャンネルを自動でアーカイブ化でき、チャンネル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackのチャンネル数が多く、手作業でのアーカイブ作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートでプロジェクトやチャンネルのステータス管理を行っている方
- Slackチャンネルの運用ルールを定め、属人化させずに自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新を起点に自動で処理が実行されるため、Slackのチャンネルを手動でアーカイブする手間を減らし、時間を有効活用できます。
- アーカイブ対象のチャンネルをリストで管理することで、対応漏れや誤ったチャンネルをアーカイブしてしまうといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件(例:ステータス列が「アーカイブ」に変更されたら)で後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルをアーカイブ」アクションを設定し、条件に合致した場合にチャンネルをアーカイブします。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、チャンネル情報を管理している任意のファイルとシートを指定することが可能です。
- 分岐条件は任意で設定できます。例えば、Google スプレッドシートの特定の列(例:「ステータス」列)の値が「アーカイブ」に変更された場合のみ、後続の処理を実行する、といった設定が可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。