Jira Softwareで課題が作成されたらBoxからファイルをダウンロードし課題にファイルを添付する

■概要

Jira Softwareで新しい課題を作成するたびに、Boxから特定のファイルを探して手動で添付する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、時間的なロスだけでなく、ファイルの添付漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Jira Softwareで課題が作成されたタイミングで、Boxから指定のファイルを自動でダウンロードし、課題に添付する一連のプロセスを自動化できます。Jiraへのファイル添付を自動化し、手作業による煩わしさから解放されましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

Jira SoftwareとBoxを連携させ、開発やプロジェクト管理の効率を上げたい方
Jira Softwareへのファイル添付作業が頻繁に発生し、自動化を検討している方
手作業によるファイル添付の漏れや間違いを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

Jira Softwareで課題が作成されると、Boxからファイルが自動で添付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
ファイルの添付漏れや、誤ったファイルを添付するといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、Jira SoftwareとBoxをYoomと連携します
次に、トリガーでJira Softwareを選択し、「課題が作成されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、課題に添付したいファイルを取得します
最後に、オペレーションでJira Softwareの「課題にファイルを添付する」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Jira Softwareのトリガー設定では、お使いのサブドメインや、自動化の対象としたいプロジェクトのキーを任意で設定してください。
Boxでファイルをダウンロードするオペレーションでは、対象となるファイルのコンテンツIDを任意で指定してください。

■注意事項

Jira Software、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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Box

YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。