■概要
Jira Softwareで課題を管理する際、関連するファイルをMicrosoft SharePointから探し出して手動で添付する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、時間的なコストだけでなく、ファイルの添付漏れといったミスを引き起こす原因にもなり得ます。 このワークフローを活用することで、Jira Softwareで課題が作成された際に、Microsoft SharePointから必要なファイルを自動で検索して添付する一連のプロセスを自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jira SoftwareとMicrosoft SharePoint間で行うファイル添付作業を手動で実施している方
- Jira Softwareへのファイル添付漏れや、誤ったファイルを添付するミスを防止したい方
- Jira Softwareに関連する業務の自動化を進め、プロジェクト管理全体の効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jira Softwareでの課題作成を起点に、Microsoft SharePointからのファイル検索と添付が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル検索や添付作業がなくなることで、ファイルの添付漏れや選択ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jira SoftwareとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJira Softwareを選択し、「課題が作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダ・ファイルを検索」するアクションを設定し、添付したいファイルを検索します。
- さらに、同じくMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで検索したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでJira Softwareの「課題にファイルを添付」するアクションを設定し、ダウンロードしたファイルを課題に添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jira Softwareのトリガー設定では、自動化の対象としたいサブドメインやプロジェクトキーを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルを検索するアクションでは、対象のサイトIDやドライブID、検索キーワードを任意に設定することで、特定のファイルを添付できます。
■注意事項
- Jira Software、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
