■概要
GMOサインで契約が完了したり、期限が切れたりした封筒が溜まり、管理が煩雑になっていませんか。手作業での封筒削除は時間がかかる上、誤操作のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelのリストをもとに、指定した日時にGMOサインの封筒を自動で一括削除できます。定期的な整理業務から解放され、契約管理業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで不要になった封筒の削除作業に、手間や時間を取られている契約管理担当者の方
- Microsoft Excelで管理しているリストを元に、GMOサインの封筒を効率的に整理したい方
- 定期的な手動での削除作業を自動化し、ヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、GMOサインの封筒削除にかかる手作業の時間を削減できます。
- Microsoft Excelのリストに基づき正確に処理を行うため、手動操作による削除ミスや対応漏れを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGMOサインをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
- オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで削除対象の封筒リストを取得します。
- 次に、GMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定します。
- 繰り返し機能を利用し、取得したリストの封筒情報をもとに、GMOサインの「封筒を削除」アクションを一つずつ実行します。
- 最後に、メール送信オペレーションを設定し、処理が完了したことを担当者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい曜日や時間帯などを任意で設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、削除対象の封筒IDが記載されているファイルやシートを任意で指定できます。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得する設定も可能です。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知を受け取りたい担当者のメールアドレスや、メールの件名、本文などを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Excel、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
