■概要
GMOサインで契約業務が完了したものの、不要になった封筒の管理に手間を感じていませんか。特に、期限切れの封筒を手作業で一つひとつ削除するのは、時間がかかるだけでなく、誤って必要なものを削除してしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報を基に、指定した日時にGMOサインの不要な封筒を一括で削除する処理を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで契約管理を行っており、不要になった封筒の削除を手作業で行っている方
- Notionで契約ステータスを管理し、定期的なデータ整理を効率化したいと考えている方
- 契約関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的に発生するGMOサインの不要な封筒を削除する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による削除漏れや、誤って必要な封筒を削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」を選択し、削除対象の封筒情報が記載されたレコードを取得します。
- 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、API連携に必要な認証情報を取得します。
- その後、「繰り返し機能」を設定し、Notionから取得したレコードの件数分、後続の処理を繰り返すようにします。
- 繰り返し処理の中で、GMOサインの「封筒を削除」アクションを設定し、対象の封筒を削除します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」を設定し、処理完了の旨を関係者に通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ワークフローを起動したい日時(例えば毎月1日の午前3時など)を任意で設定可能です。
- Notionからレコードを取得するアクションでは、削除対象となる封筒の情報が格納されているデータベースを任意で指定します。
- 処理完了を通知するメールの設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Notion、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。