指定日時にNotionからGMOサインの期限切れ封筒を一括削除する
指定日時にNotionからGMOサインの期限切れ封筒を一括削除する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
GMOサイン
と
Notion
を自動連携できます。
■概要
GMOサインで契約業務が完了したものの、不要になった封筒の管理に手間を感じていませんか。特に、期限切れの封筒を手作業で一つひとつ削除するのは、時間がかかるだけでなく、誤って必要なものを削除してしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報を基に、指定した日時にGMOサインの不要な封筒を一括で削除する処理を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインで契約管理を行っており、不要になった封筒の削除を手作業で行っている方
- Notionで契約ステータスを管理し、定期的なデータ整理を効率化したいと考えている方
- 契約関連の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的に発生するGMOサインの不要な封筒を削除する作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による削除漏れや、誤って必要な封筒を削除してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」を選択し、削除対象の封筒情報が記載されたレコードを取得します。
- 続いて、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、API連携に必要な認証情報を取得します。
- その後、「繰り返し機能」を設定し、Notionから取得したレコードの件数分、後続の処理を繰り返すようにします。
- 繰り返し処理の中で、GMOサインの「封筒を削除」アクションを設定し、対象の封筒を削除します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」を設定し、処理完了の旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ワークフローを起動したい日時（例えば毎月1日の午前3時など）を任意で設定可能です。
- Notionからレコードを取得するアクションでは、削除対象となる封筒の情報が格納されているデータベースを任意で指定します。
- 処理完了を通知するメールの設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Notion、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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フローボットトリガー
署名が完了したら
ページが作成または更新されたら
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Webhookを受信したら
ページが作成されたら（Webhook）
ページコンテンツが更新されたら（Webhook）
ページが削除されたら（Webhook）
ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のデータソースのページが作成・更新されたら
データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
文書情報の登録
アクセストークンの生成
トランザクションIDの取得
署名位置の設定と署名依頼 ※契約印タイプ （立会人型）
署名位置の設定と署名依頼 ※実印タイプ（当事者型）
封筒署名処理の実行
文書状態の取得
文書のアップロード
テンプレート署名依頼
文書詳細情報の編集
テンプレート署名依頼（相手先署名のみ）
署名済文書の取得
文書の取得
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封筒への署名依頼
封筒への署名依頼（相手先署名のみ）
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
文書情報の登録アクセストークンの生成トランザクションIDの取得署名位置の設定と署名依頼 ※契約印タイプ （立会人型）署名位置の設定と署名依頼 ※実印タイプ（当事者型）封筒署名処理の実行 文書状態の取得文書のアップロードテンプレート署名依頼文書詳細情報の編集テンプレート署名依頼（相手先署名のみ）署名済文書の取得文書の取得フォルダ情報の一覧の取得封筒用文書の登録封筒への署名依頼封筒への署名依頼（相手先署名のみ）封筒への署名依頼（3者間）封筒状態の取得ユーザー検索文書詳細情報の取得フォルダ情報を取得する封筒への署名依頼（4者間）文書をダウンロード契約締結証明書を取得封筒を削除封筒情報を取得
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