■概要
一覧管理しているGoogle スプレッドシートでの中から、特定の条件に合うものだけをMicrosoft Excel形式で保存する作業に手間を感じていませんか。手作業で対象を特定し、ファイル変換やアップロードを行う工程は、時間がかかるだけでなく、保存先の間違いといったミスを招く可能性があります。
このワークフローを活用すれば、管理シート上の情報から対象のGoogle スプレッドシートの情報を自動抽出し、Microsoft Excel形式でダウンロードした上で、指定のGoogle Driveフォルダに格納する一連の業務を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 管理用のGoogle スプレッドシートに記載された一覧から、特定の条件に合うスプレッドシートをMicrosoft Excel形式で出力したい方
- 手作業でのファイル変換とGoogle Driveへの格納作業に非効率を感じている方
- ツール間をまたぐデータ連携を効率化し、作業ミスを抑制したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル情報の抽出からMicrosoft Excelへの変換、Google Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
- 手作業による対象の選択ミスやファイルの保存漏れといったエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- このワークフローは手動で起動する設定です
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、管理用のスプレッドシートから、変換元のスプレッドシートの情報を取得します
- 次に繰り返し処理機能で変換処理を1件ずつ行えるように設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」を設定し、対象のGoogle スプレッドシートをMicrosoft Excel形式でダウンロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたMicrosoft Excelファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、変換元となる任意のスプレッドシートIDとタブ（シート）名を設定します
- 繰り返し処理機能では、変換対象のGoogle スプレッドシートのIDだけでなく、変換後のファイル名に利用したいデータや保存先フォルダの情報などを設定可能です
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、変換したMicrosoft Excelファイルを格納したい任意のフォルダIDを設定します
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
