■概要
ウェビナーやイベントの参加者管理をGoogle スプレッドシートで行い、手作業で一件ずつGmailから予定案内を送る作業に手間を感じていませんか？手作業による宛先や日時の入力ミスは、ビジネス機会の損失にも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を基に、Gmailから予定案内を自動で送信する仕組みを構築でき、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、Gmailを使用して予定案内を手動で送付している方
- セミナーやイベントの運営で、案内メールの送信業務を効率化したいと考えている担当者の方
- 案内メール送信時の宛先間違いや、日時・場所の入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのリストをもとに案内メールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、宛先や日時の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを起動したい日時や周期を指定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、予定リストの情報を取得します。
- 取得したリストの参加者一人ひとりに対して処理を行うため、繰り返し処理を設定します。
- AI機能で予定案内文を生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、生成した文章を使用して案内メールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい任意の日時や繰り返し周期を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、予定リストが記載されている任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください。
- 繰り返し処理では、Google スプレッドシートから取得したどの情報を対象に処理を繰り返すか、任意で設定してください。
- AI機能では、予定の件名・場所・説明などをもとに、メール案内文を生成するためのプロンプト（指示文）を任意の内容で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
