■概要
Cognito Formsで受け付けたお問い合わせや申し込みへの対応が遅れてしまうことはありませんか。手作業でフォームの回答を確認し、関係者にメールで通知する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローは、Cognito FormsとZoho Mailの連携を自動化するもので、フォームに新しいエントリーがあった際に、指定した宛先へ自動でメールを送信します。これにより、迅速な情報共有と対応の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito Formsの回答を手作業で確認し、Zoho Mailで通知している担当者の方
- フォームからの問い合わせ対応を迅速化し、サービス品質を向上させたいと考えている方
- Cognito FormsとZoho Mailの連携を活用して、定型的な通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsにエントリーがあると自動で通知が送信されるため、手動での確認やZoho Mailでのメール作成といった作業時間を短縮できます。
- システムが自動で通知処理を行うことで、重要なエントリーの見落としや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信する」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ通知メールが送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailの「メールを送信する」オペレーションでは、通知を送りたい宛先のメールアドレスを任意で設定できます。担当者などや任意の関係者を指定してください。
- メールの件名や本文も自由にカスタマイズが可能です。Cognito Formsで受け付けたエントリー内容を本文に引用し、具体的な情報を通知することもできます。
■注意事項
- Cognito FormsとZoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Cognito Formsの値を取得する方法は「「取得する値」を追加する方法」を参照ください。
