■概要
プロジェクト管理ツールWrikeで多数のタスクを管理していると、ステータスの更新を見逃したり、チームへの共有が遅れたりすることはありませんか？重要な更新を手動で確認し、内容をまとめて通知する作業は手間がかかります。 このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが特定のステータスになったことをトリガーに、タスク情報を自動で取得し、AIが要約した上でGoogle Chatへ通知できるため、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeを活用しており、特定のタスク更新を手動でチームに共有しているプロジェクトマネージャーの方
- Wrikeのタスク情報を取得し、進捗報告する作業を自動化して、チームの生産性を高めたい方
- Google Chatを利用した情報共有で、プロジェクトの遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeのタスク更新からGoogle Chatへの通知までが自動化され、手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報伝達による共有漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクトの進捗を正確に共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、タスクが特定のステータスに更新された場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します。
- 次に、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、更新されたタスクの詳細な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得したタスク情報を要約するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成した要約を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Wrikeのタスクがどのステータスに更新された時に通知を起動させるか、分岐の条件を任意で設定してください。例えば、「完了」や「レビュー中」など、特定のステータスを指定できます。
- AIにタスク情報をどのように要約させるか、指示内容を任意で設定できます。タスク名と担当者のみを抽出するなど、用途に合わせてカスタマイズしてください。
- Google Chatへの通知内容も柔軟に設定可能です。通知先のスペースやメッセージ本文、メンションの有無などを自由に設定してください。
■注意事項
- Wrike、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
