■概要
取引先や顧客との会議日程の調整は、頻繁に発生するものの、カレンダーを確認して複数の候補を挙げ、メールを作成する一連の作業に手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで会議依頼のメールを受信したことをきっかけに、AIがGoogleカレンダーの情報をもとに最適な会議の時間提案を自動で生成し、返信までを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 会議の日程調整をAIに任せて、時間提案のメール対応を効率化したいと考えている方
- Gmailでの日程調整に時間がかかり、本来のコア業務に集中したいと考えている方
- 手作業による候補日の提示ミスやダブルブッキングなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議依頼の受信から候補日の選定、返信メールの送信までが自動化され、日程調整にかかる時間を短縮することができます
- AIが空き時間をもとに時間提案を行うため、ダブルブッキングや候補日の提示間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、Gmailで受信したメールの内容をもとに予定を検索して候補日を生成しGmailで返信を行うためのマニュアル（指示）を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズが可能です。例えば、提案する候補日の数や特定の時間帯、返信メールのトーンなどを、運用に合わせて細かく調整することができます
- AIワーカーの指示内容には、トリガーで受信したメールの件名や本文といった情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、受信内容に応じた動的な時間提案が実現できます
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
