Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、AIワーカーで分類・優先度判定しメールサポートを自動化する

■概要

Gmailを活用したメールサポート業務において、大量の問い合わせ対応に追われ、重要なメールの見落としや返信の遅延といった課題を抱えていませんか。担当者によって対応の質にばらつきが出てしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをAIが自動で分類し優先度を判定するため、Gmailでのメールサポート業務の標準化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailでのメールサポート業務を担当し、問い合わせ対応に多くの時間を費やしている方
受信メールの重要度判断や担当者への振り分けを手作業で行っているチームリーダーの方
AIを活用して、Gmailでの顧客対応の品質向上と効率化を目指している責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

AIがメール内容を客観的に判断するため、担当者のスキルに依存しない均一なメールサポートが実現し、属人化を解消できます
Gmailに届いた問い合わせの確認や分類作業が自動化されるため、本来注力すべき顧客対応に時間を活用できます

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、Gemini、Google スプレッドシートをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
最後に、オペレーションでAIワーカーを設定し、受信したメール内容を基に分類、緊急度の判定、返信案の生成を行うためのマニュアル（指示）を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、検知対象としたいキーワードを任意で設定してください。例えば、「問い合わせ」や「至急」など、業務内容に合わせたキーワードを指定できます
AIワーカーのオペレーションでは、メールの分類ルールや緊急度の判定基準、生成する返信案のトーンなど、AIへの指示内容を任意で設定してください

■注意事項

Gmail、Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。