Outlookで日程調整のメールを受信したら、AIワーカーで状況を判断し最適な候補日で返信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Outlook

と

AIワーカー

を自動連携できます。

■概要

取引先や顧客との日程調整メール、一件ずつ内容を確認して返信する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、返信の遅れや候補日の提示ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、まるで専任のAIエージェントが日程調整を代行するように、Outlookで受信したメールの内容をAIが自動で判断し、最適な候補日を含む返信案を作成するため、面倒な調整業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Outlookでの日程調整メールの対応に多くの時間を費やしている方
AIエージェントで日程調整を自動化することに関心がある方
手作業での返信作成による対応の遅れや、候補日の提示ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

メールの確認から返信案の作成までの一連の流れを自動化し、手作業での日程調整に費やしていた時間を短縮できます。
AIがメールの内容を正確に読み取り返信案を作成するため、候補日の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、OutlookをYoomと連携します。
次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、受信したメール内容を元に日程調整の候補日を判断し、返信案を作成するためのマニュアル（指示）を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールが格納されるフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
AIワーカーの設定では、利用したいAIモデルを選択し、返信文のトーンや候補日の提示方法など、具体的な指示を任意で設定してください。

■注意事項

OutlookとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

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Outlook

YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。

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