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Gmailで契約書を受信したら、AIワーカーでレビューしてkintoneの契約管理アプリに登録する
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Gmailで契約書を受信したら、AIワーカーでレビューしてkintoneの契約管理アプリに登録する
Gmailで契約書を受信したら、AIワーカーでレビューしてkintoneの契約管理アプリに登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
kintone
を自動連携できます。
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■概要
契約書の確認や契約管理システムへの登録作業は、手間がかかる上にミスが許されない重要な業務です。メールの見落としや、担当者によるレビュー内容のばらつきに課題を感じていませんか? このワークフローは、Gmailで契約書を受信するとAIが自動で内容をレビューし、kintoneへ情報を登録します。AIエージェント(AIワーカー)を活用して契約管理業務を効率化し、手作業による負担やミスを軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した契約書の管理に手間を感じている法務・総務担当者の方
AIエージェントを活用した契約管理の仕組みを構築したいと考えている方
kintoneへの契約情報の手入力によるミスや作業の属人化に悩んでいる方
■このテンプレートを使うメリット
契約書の受信から内容レビュー、kintoneへの登録までを自動化し、これまで手作業で行っていた契約管理業務の時間を短縮します
AIによる判定基準の統一を通じて、担当者ごとのレビュー内容のばらつきを防ぎ、契約管理業務の属人化を解消します
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、契約書ファイルをレビューし、その結果をkintoneに登録するためのマニュアル(指示)を作成します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、契約書が送付されるメールを特定するため、「契約書」や「押印依頼」など、任意のキーワードを設定してください
AIワーカーへの指示(プロンプト)は、レビューしてほしい項目やkintoneに登録したい情報に合わせて任意の内容にカスタムが可能です
■注意事項
Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「
【AIワーカー】基本的な設定方法
」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「
【AIワーカー】タスク実行数の計算方法
」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「
【AIワーカー】マニュアルの作成方法
」をご参照ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「
ファイルの容量制限について
」をご参照ください。
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