■概要
X-point Cloudでの申請差し戻し作業、特に定期的に確認が必要なものを一つひとつ手作業で行うことに手間を感じていませんか？ Microsoft Excelで管理しているリストをもとに、手動で差し戻しを行うと、確認漏れや処理忘れといったミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、指定したMicrosoft Excelのリストをもとに、X-point Cloudの申請差し戻しを定期的に自動で実行し、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudの運用を担当しており、定期的な差し戻し業務に時間を要している方
- Microsoft Excelで管理しているリストをもとに、申請の差し戻し処理を自動化したい方
- 手作業による確認や処理を減らし、X-point Cloudの運用を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づき自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期的な差し戻し業務の時間を削減できます。
- システムがリストを正確に参照して処理を行うため、手作業による差し戻し対象の選択ミスや処理漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとX-point CloudをYoomに連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、このワークフローを定期的に実行したい任意のスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを選択し、差し戻し対象の申請情報が記載されたシートを指定します。
- 次に、「繰り返し機能」を設定し、取得したレコード一件ずつに対して後続の処理を実行するようにします。
- 繰り返し処理の中で、X-point Cloudの「書類（申請）を差し戻す」アクションを設定し、差し戻しを実行します。
- 最後に、「メールを送る」オペレーションを設定し、処理完了を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、ワークフローを実行したい任意の曜日や時間帯などを設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、差し戻し対象の申請リストが記載されたファイルやシート、テーブルなどを指定します。
- 繰り返し機能の設定では、Microsoft Excelから取得した情報の中から、申請IDなど繰り返し処理の対象としたい値を指定してください。
- X-point Cloudで書類を差し戻すアクションでは、前のステップで取得した申請IDなどを引用し、差し戻し対象を動的に指定することが可能です。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などを自由に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、X-point CloudそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
