定期的にNotionで指定したX-point Cloudの申請を一括で差し戻す
定期的にNotionで指定したX-point Cloudの申請を一括で差し戻す
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
X-point Cloud
と
Notion
を自動連携できます。
■概要
X-point Cloudで大量の申請を一件ずつ確認し、手作業で差し戻す業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に定期的に発生する差し戻し作業は、担当者の大きな負担となり、他の重要な業務を圧迫する一因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Notionにまとめたリストをもとに、X-point Cloudの申請差し戻しを定期的に自動で実行可能です。面倒な手作業が削減され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで大量の申請を差し戻す必要があり、作業の自動化を検討している方
- Notionで管理しているリストをもとに、X-point Cloudの差し戻しを効率的に行いたい方
- 手作業による差し戻し漏れや対象間違いといったミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでNotionのリストを元に自動で差し戻しが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での繰り返し作業で起こり得る差し戻し対象の間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとX-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、このワークフローを実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、差し戻し対象の申請情報が記載されたデータベースを指定します。
- 次に、繰り返し機能を用いて、Notionから取得した申請情報の件数分、後続の処理を繰り返すように設定します。
- 繰り返し処理の中で、X-point Cloudの「書類（申請）を差し戻す」アクションを設定し、差し戻しを実行します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい曜日や時間帯を任意で設定してください。
- Notionのオペレーションでは、差し戻しリストが記載された任意のデータベースを指定することが可能です。
- 繰り返し機能の設定では、Notionから取得した情報の中から、繰り返し処理の対象としたい値を指定してください。
- X-point Cloudで書類を差し戻すアクションでは、Notionから取得した申請IDなどを引用し、差し戻し対象を動的に指定できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知の宛先、件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Notion、X-point CloudそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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X-point Cloud
YoomではX-point CloudのAPIとノーコードで連携し、X-point Cloudの操作を自動化します。
例えば、X-point Cloud上で承認が完了したことをSlackやChatworkなどのチャットツールに通知したり、X-point Cloudで作成された書類をダウンロードし、メールで送付するといったことが可能です。
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書類（申請）が提出されたら
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ページが作成されたら（Webhook）
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データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
書類（申請）情報を取得
書類のPDFをダウンロード
書類（申請）にコメントを追加
書類（申請）をフォーム名で検索
書類（申請）を提出
簡易マスタにデータを追加
書類（申請）を差し戻す
書類（申請）を承認
書類（申請）を却下
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フローボットオペレーション
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