■概要
論文や膨大なレポートから情報を収集する際、内容の把握に時間がかかっていませんか？Dropboxに保存したファイルを一つずつ確認し、手作業で要約してLarkへ共有するプロセスは、意思決定の遅れや共有漏れの原因になります。
このワークフローは、DropboxをLarkと連携させ、情報収集から共有までを自動化します。ファイルが追加されるとAIが内容を要約してLarkへ通知するため、形式を問わず資料の要点を効率よくキャッチアップできます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとLarkを活用して、資料収集と共有を効率化したい方
- PDFやドキュメントの要約作業に時間を費やしている企画・マーケティング担当者の方
- 最新の情報をチームへ迅速に共有し、組織の判断スピードを向上させたい経営層やリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点に要約からLarkへの通知までが自動化されるため、手作業での要約やコピー＆ペーストにかかる時間を短縮できます。
- 手作業による要約の誤りや抜け漏れ、Larkへの共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、チームに共有される情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとLarkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションのAI機能を用いて、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでLarkの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成された要約文を指定のチャットに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxのオペレーション「ファイルをダウンロード」では、トリガーで指定したファイルが保存されているフォルダのパスを正しく設定してください。
- OCRの抽出項目や要約の文字数などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Dropbox、LarkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
