■概要
日々のメール対応、特に返信内容を考えて下書きを作成する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせや報告メールであっても、一件一件対応するのは手間がかかるものです。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、ChatGPTが自動で返信内容を生成し、Googleメールの返信として下書きを作成する一連の流れを自動化できます。これにより、メール対応の初動を効率化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ対応が多く、返信作成の工数を削減したいと考えている方
- Googleメールで効率的に下書き作成を行い、メール業務を効率化したい営業担当者の方
- ChatGPTを活用して、定型的なメール返信の品質を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけに返信案の下書きが自動で作成されるため、メール対応にかかる時間を短縮できます。
- ChatGPTが生成した内容を元に下書きが作成されるため、返信内容の品質を一定に保ちやすく、属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信テキストを生成するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールの下書きを作成する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に挿入して下書きを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「要返信」や「問い合わせ」といったラベルを設定することで、特定のメールのみを対象とすることが可能です。
- ChatGPTでテキストを生成するオペレーションでは、メッセージ内容（プロンプト）を任意に設定できます。自社のトーン＆マナーや特定のフォーマットに沿った返信文を生成するよう、指示を細かく調整してください。
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
