■概要
GMOサインで締結した契約の管理は、都度、契約締結証明書を取得し、手作業で管理表に転記するなどの対応が発生し、手間がかかる業務ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインの契約締結証明書を一括で取得し、Microsoft Excelの管理表へ自動で反映させることができます。定期的な手作業が削減され、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約管理で、手作業による証明書の取得に手間を感じている法務・総務担当の方
- 契約締結証明書の取得漏れや、管理台帳への転記ミスといったヒューマンエラーを減らしたい方
- 定期的に発生する定型業務を自動化し、より重要な契約関連業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに沿ってGMOサインの契約締結証明書を自動で取得するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による証明書の取得漏れやMicrosoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定します。
- 次に、「繰り返し機能」を用いて、取得した契約情報をもとに後続の処理を実行するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、GMOサインの「契約締結証明書を取得」アクションを設定します。
- 次に、Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションで、取得した証明書の情報を反映させます。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動したい曜日や時間帯を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、契約情報を管理している対象のファイルやシートを任意で設定することが可能です。
- GMOサインとYoomを連携する際には、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定する必要があります。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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