毎週末にOneDriveの重複ファイルをAIワーカーで特定し削除したらMicrosoft Teamsに通知する
毎週末にOneDriveの重複ファイルをAIワーカーで特定し削除したらMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
OneDrive内のファイルが増え続けると、どれが最新か判断しづらくなったり、重複ファイルによってストレージが圧迫されたりといった課題に悩まされることも多いでしょう。手作業で一つひとつの重複を確認・削除するのは非常に手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にAIワーカーがOneDrive内の特定フォルダをスキャンし、重複ファイルを特定して自動で削除します。ストレージの節約とファイル整理が自動化されることで、人による管理の手間を抑えつつ、重複ファイルの少ない整頓された環境づくりに貢献します。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にAIワーカーがOneDrive内の特定フォルダをスキャンし、重複ファイルを特定して自動で削除します。ストレージの節約とファイル整理が自動化されることで、人による管理の手間を抑えつつ、重複ファイルの少ない整頓された環境づくりに貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの共有フォルダ内でファイルが重複し、ストレージ容量の不足に課題を感じている管理者の方
- 週末や月末の定期的なデータメンテナンスを自動化し、業務効率を向上させたいと考えている事務担当者の方
- AIを活用して自律的なファイル整理を行い、チーム内での情報共有もスムーズにしたいIT部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがOneDrive内の重複ファイルを自動で特定し削除するため、手作業での確認時間を削減し、ストレージを効率的に活用できます。
- 重複ファイルの特定から削除、Microsoft Teamsへの通知までが自動完結するため、削除漏れや確認ミスを防ぐことが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーで、毎週金曜日の18:00にフローが起動するように設定します。
- 次に、AIワーカーで、OneDrive内のフォルダを確認し重複ファイルを特定するためのマニュアル（指示）を作成し、OneDriveの「ファイル一覧を取得する」アクションとMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
- 次に、オペレーションで、OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、特定された重複ファイルを削除します。
- 最後に、オペレーションで、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理結果をチームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、自身の業務サイクルに合わせて起動する曜日や時間を任意に変更してください。
- AIワーカーの指示内容を調整することで、特定のフォルダのみを対象にしたり、特定のキーワードを含むファイルを除外したりといった柔軟なスキャンが可能です。
- Microsoft Teamsの通知先チャネルやメッセージ内容をカスタマイズし、どのファイルが削除されたか詳細に報告するように設定できます。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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