帳票データをAIで自動で読み取りGoogle スプレッドシートに格納
帳票データをAIで自動で読み取りGoogle スプレッドシートに格納
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
請求書や発注書といった帳票のデータを、都度ファイルを開いて手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた帳票データをAI-OCRが自動で読み取り、承認フローを経てGoogle スプレッドシートに格納するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙やPDFで受け取る帳票のデータ入力作業に多くの時間を費やしている経理や営業事務の方
- Google スプレッドシートでのデータ管理において、手入力によるミスや漏れをなくしたい方
- AI-OCRを活用して、定型的なデータ入力業務の自動化を検討しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AI-OCRが自動で帳票データを読み取るため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」を設定し、帳票ファイルをアップロードする項目を作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容に間違いがないか確認依頼を送ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、承認されたデータを指定のシートに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームでは、帳票ファイルのアップロード項目以外に、取引先名や担当者名など、業務に必要な回答項目を任意で設定してください。
- OCR機能では、ご利用の帳票フォーマットに合わせて、会社名や金額、品番など読み取りたいテキスト項目を自由に設定できます。
- 承認を依頼するオペレーションでは、承認者や承認依頼時のメッセージ内容などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、データを格納したい任意のスプレッドシートIDやシート名などを設定します。
- Slackへの通知を設定する場合、通知先のチャンネルやメンションのほか、本文にOCRで読み取った値を埋め込むなど自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
行が追加されたら
行が更新されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）
メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
範囲に値を入力
セルに画像を埋め込む
特定の列でソート
シートを非表示にする
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フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
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フローボットオペレーション
チャンネルにメッセージを送るダイレクトメッセージを送るチャンネル内のメンバーIDを取得するチャンネルを作成チャンネルにメンバーを招待ユーザーグループの一覧を取得スレッドにメッセージを送るチャンネルをアーカイブスレッドのメッセージを取得パブリックチャンネルの一覧を取得プライベートチャンネルからメンバーを退出させるメールアドレスでユーザーを検索ユーザー情報を取得特定のメッセージを取得メッセージのリンクを取得メッセージを削除ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得特定のメッセージのリアクション一覧を取得ユーザーグループを作成するチャンネルのメッセージ一覧を取得アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送るリストの行一覧を取得リストを作成リストを更新特定のリストの行を取得リストのアクセス権を削除
