Gmailで日程調整依頼を受信したら、AIワーカーで空き枠を抽出して返信の下書きを作成しGoogle Chatに通知する
Gmailで日程調整依頼を受信したら、AIワーカーで空き枠を抽出して返信の下書きを作成しGoogle Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Googleカレンダー
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
日々の業務の中で、顧客や採用候補者からの日程調整依頼に対応するために、自身のカレンダーを確認して空き時間を手入力する作業は意外と手間がかかるものです。また、他の業務に追われているとメールの返信が遅れ、アポイント獲得の機会を逃してしまうリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで日程調整に関するメールを受信すると、AIが自動でGoogle カレンダーから空き枠を抽出して返信の下書きを作成し、Google Chatへ通知します。これにより、日程の確認ミスや転記の手間を省き、迅速かつ正確な日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 商談が多く、Gmailでの日程調整依頼への返信対応に多くの時間を費やしている営業担当者の方
- 採用候補者との面談調整を頻繁に行うため、Google カレンダーと照らし合わせる作業を効率化したい採用担当者
- メールの見落としを防ぎ、Google Chatへの通知を通じて迅速にレスポンスを行いたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが自動でカレンダーから空き枠を抽出して返信の下書きを作成するため、日程調整に要する時間と手間を削減できます。
- 手動でのカレンダー確認や日程の書き出しが不要になるため、ダブルブッキングや入力ミスといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google カレンダー、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで、Google カレンダーから空き時間を抽出してGmailでの返信の下書き作成を行うためのマニュアルを作成し、Google カレンダー、Gmail、Google Chatを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、調整依頼を検知したい特定のキーワード（例：「商談」、「面談希望」など）を任意に設定してください。
- AIワーカーのマニュアルにて、抽出する時間（例：月曜日から金曜日までの09:00〜18:00）や、会議の所要時間を調整することが可能です。
■注意事項
- Gmail、Googleカレンダー、Google ChatとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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