■概要
毎月受け取る検収書、その後のデータ入力や管理に手間を感じていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた検収書のデータをAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を格納するまでの一連の業務を自動化できます。これにより、面倒な手入力作業から解放され、より正確で迅速なデータ管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月多くの検収書を受け取り、手作業でのデータ入力に手間を感じている経理担当者の方
- 検収書の情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力漏れやミスを防ぎたい方
- AIやOCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ抽出を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが検収書データを自動で読み取りGoogle スプレッドシートに格納するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ入力が不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、検収書データがアップロードされたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、アップロードされた検収書の画像・PDFファイルから文字を読み取ります
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」を設定し、読み取った内容に間違いがないかを確認する依頼を送ります
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを格納します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルに通知する」アクションを設定し、処理の完了を通知します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目(担当者名を追加するなど)は、任意の内容で設定することが可能です
- Google スプレッドシートでレコードを追加する際、データを格納するファイルやシートは任意で設定できます
- Slackで通知を送るチャンネルや、通知メッセージの本文は、運用に合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。