Google Driveに会議の文字起こしが格納されたら、OCRで読み取りBacklogに課題を追加する
Google Driveに会議の文字起こしが格納されたら、OCRで読み取りBacklogに課題を追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Backlog
と
OCR
を自動連携できます。
■概要
Google Driveに保存した議事録やメモの内容を、手作業でBacklogに転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに格納されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Backlogへ課題として追加する一連の流れを自動化できます。定型的なタスク登録作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBacklogを利用し、会議の議事録からタスクを作成している方
- OCR機能を活用して、Google Drive上のファイル内容をBacklogに連携したい方
- 手作業によるタスク登録の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると、自動でOCRがテキストを読み取りBacklogへ課題が作成されるため、手作業による転記の時間を削減できます。
- 手動での入力作業が不要になることで、課題の登録漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「Googleドキュメントをダウンロード」アクションを設定します。
- 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとに課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- Backlogの課題追加オペレーションでは、課題の件名や詳細に固定のテキストを入力したり、前段のOCRオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Google DriveとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Backlogはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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課題の追加（Webhook）
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フローボットトリガー
新しい課題が追加されたら課題が追加または更新されたら新しいプロジェクトが追加されたら課題にコメント（Webhook）課題の追加（Webhook）課題の更新（Webhook）課題の削除（Webhook）
フローボットオペレーション
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