指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってMicrosoft Excelに追加する
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、AIでシフト管理を行ってMicrosoft Excelに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
スタッフの希望やスキル、労働時間などを考慮したシフト作成は、非常に複雑で時間がかかる業務ではないでしょうか？手作業での調整は手間がかかるだけでなく、転記ミスや希望の見落としといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定日時にGoogle スプレッドシートのデータをAIが自動で読み取り、条件に応じたシフトを作成してMicrosoft Excelに出力するため、これまで手間のかかっていたシフト管理の自動化をスムーズに実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月のシフト作成に多くの時間を費やしており、業務を効率化したい店舗マネージャーの方
- 複数拠点の勤怠情報を集約し、AIを活用したシフト管理の自動化を検討している人事担当の方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを用いた手作業でのシフト管理に限界を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートからのデータ取得、AIによるシフト作成、Microsoft Excelへの出力までを自動化し、これまで手作業で行っていた複雑な調整時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、スタッフの希望の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なシフト作成を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携する
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定する
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を設定し、スタッフの勤務希望が記載されたシートの情報を取得する
- 次に、オペレーションの「処理繰り返し」を用いて、取得したレコードを一つずつ処理する
- 次に、オペレーションで「テキストを生成」を選択し、AIに対して取得したデータをもとにシフトを作成するよう指示する
- 次に、オペレーションの「テキスト抽出」で、AIが生成したシフト案から必要な情報（日付、スタッフ名など）を抽出する
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、抽出したシフト情報を指定のファイルに追加する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成」のオペレーションでは、AIにシフトを作成させるための指示（プロンプト）を任意の内容で設定してください。店舗の営業ルールやスタッフのスキルといった、基本となるシフトパターンや制約を具体的に指示することが可能です。
- 「テキスト抽出」のオペレーションでは、AIが生成したシフト案から、後続のMicrosoft Excelのアクションで使用する項目名（例：日付、担当者、勤務時間など）を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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