■概要
フォームで受け取った領収書を経費精算システムやスプレッドシートへ手入力する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすく、多くの担当者を悩ませているのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに領収書データが送信されると、OCR機能が内容を自動で読み取り、担当者による確認後、Google スプレッドシートへの記録とLINE WORKSへの通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取った領収書などのデータを手作業で転記している経理担当者の方
- OCR機能を活用して、紙やPDFの書類を効率的にデータ化したいと考えている方
- Google スプレッドシートやLINE WORKSを使い、申請承認フローを管理している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信を起点に、OCRでの読み取りからデータ追加までが自動化されるため、手作業による転記作業の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記をなくすことで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとLINE WORKSをYoomと連携します
- トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームから受け取った領収書の画像ファイルなどを読み取ります
- 続けて、オペレーションで「担当者に対応依頼」を設定し、OCRで読み取った内容の確認を依頼します
- 担当者の確認後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、指定のスプレッドシートへデータを追加します
- 最後に、LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、関係者へ処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、領収書の画像やPDFから読み取りたいテキスト項目（日付、金額、支払先など）を任意で設定してください
- 担当者に対応依頼機能では、確認を依頼する担当者や依頼内容の詳細などを任意で設定することが可能です
- Google スプレッドシートへのデータ追加の際に、対象となるスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください
- LINE WORKSでの通知は、メッセージの送信先となるトークルームや、通知するメッセージ内容を任意で設定できます
■注意事項
- Google スプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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