■概要
Asanaで多くのタスクを管理していると、重要なタスクの期日を見逃してしまったり、メンバーへのリマインドに手間がかかったりすることはありませんか。
手作業での確認は抜け漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsanaの期日超過タスクを自動で抽出し、内容を要約した上でMicrosoft Teamsに通知できます。タスク管理の精度を高め、チームの生産性向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asana上のタスクの期日超過をなくし、プロジェクトの遅延を防ぎたいマネージャーの方
- Microsoft Teamsをチーム内の主要なコミュニケーションツールとして活用している方
- タスクの進捗確認やリマインドといった定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でAsanaから期日超過タスクを抽出し通知するため、手作業での確認やリマインドに費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でタスクを検知し通知することで、確認漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Asana、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい時間(例:毎日10時)を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「期日が前日までのタスクの一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「通知用のメッセージを作成」アクションを設定し、取得したタスク情報を基に通知文を生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaで期日超過タスクを取得する際に、対象とするプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
- ChatGPTに通知メッセージを作成させる際の指示(プロンプト)は、通知したい内容に応じて自由に設定が可能です。
- Microsoft Teamsで通知を送信するチャンネルや、メッセージの宛先、本文の内容は任意で設定してください。
■注意事項
- Asana、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。