Asanaで期日を過ぎたタスクをMicrosoft Teamsに通知する
Asanaで期日を過ぎたタスクをMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
と
ChatGPT
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Asanaで多くのタスクを管理していると、重要なタスクの期日を見逃してしまったり、メンバーへのリマインドに手間がかかったりすることはありませんか。
手作業での確認は抜け漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsanaの期日超過タスクを自動で抽出し、内容を要約した上でMicrosoft Teamsに通知できます。タスク管理の精度を高め、チームの生産性向上を支援します。
手作業での確認は抜け漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsanaの期日超過タスクを自動で抽出し、内容を要約した上でMicrosoft Teamsに通知できます。タスク管理の精度を高め、チームの生産性向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asana上のタスクの期日超過をなくし、プロジェクトの遅延を防ぎたいマネージャーの方
- Microsoft Teamsをチーム内の主要なコミュニケーションツールとして活用している方
- タスクの進捗確認やリマインドといった定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でAsanaから期日超過タスクを抽出し通知するため、手作業での確認やリマインドに費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でタスクを検知し通知することで、確認漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Asana、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい時間（例：毎日10時）を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「期日が前日までのタスクの一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「通知用のメッセージを作成」アクションを設定し、取得したタスク情報を基に通知文を生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaで期日超過タスクを取得する際に、対象とするプロジェクトやセクションを任意で設定してください。
- ChatGPTに通知メッセージを作成させる際の指示（プロンプト）は、通知したい内容に応じて自由に設定が可能です。
- Microsoft Teamsで通知を送信するチャンネルや、メッセージの宛先、本文の内容は任意で設定してください。
■注意事項
- Asana、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら
特定のセクションに新しいタスクが追加されたら
特定のプロジェクトのタスクが完了したら
特定のセクションのタスクが完了したら
特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら
特定のセクションでタスクが作成・更新されたら
プロジェクトが作成されたら（Webhook）
特定のオブジェクトのステータスが更新されたら
特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
スレッドにメッセージが生成されたら
チャネルにメッセージが送信されたら
チャットにメッセージが送信されたら
カレンダーにイベントが登録されたら
チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら
特定のメッセージのスレッドに返信があったら
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得
特定のチームのプロジェクトの一覧を取得
プロジェクトを作成
プロジェクトのタスク数を取得
プロジェクトにメンバーを追加
特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得
セクション情報を取得
セクションを作成
特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得
特定のセクションのタスクの一覧を取得
タスクを追加
タスクの詳細を取得
特定のユーザーのタスクリストを取得
ワークスペースの一覧を取得
ワークスペースにユーザーを追加
チームにユーザーを追加
タスクを完了にする
タスクを更新
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得特定のオブジェクトのステータス更新履歴を取得タスクを追加（プロジェクトとセクション指定なし）
フローボットトリガー
スレッドにメッセージが生成されたら
フローボットオペレーション
テキストを生成テキストを生成（画像添付）テキストを生成（高度な設定）テキストを生成（Web検索対応）画像URLからテキストを生成テキストを音声ファイルに変換モデル一覧を取得スレッドを作成スレッドにメッセージを追加音声ファイルをテキストに変換（ファイル添付）
フローボットトリガー
チャネルにメッセージが送信されたらチャットにメッセージが送信されたらカレンダーにイベントが登録されたらチャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら特定のメッセージのスレッドに返信があったら
フローボットオペレーション
チームの一覧を取得チームメンバーの一覧を取得チャネルの一覧を取得チャネルにメッセージを送るチャットにメッセージを送るチャットの一覧を取得チャネルを作成チャネルにメッセージを送る（チャネルにメンションをする）カレンダーに予定を作成する（非推奨）ユーザーのプレゼンスを取得するチャネルに投稿されたメッセージに返信するカレンダーに予定を作成するフォルダ情報を取得するファイルをダウンロードチームにメンバーを追加特定のメッセージの返信一覧を取得特定のチャネル内のメッセージ一覧を取得ユーザー情報を取得カレンダーの予定を更新するイベント一覧を取得【次ページへのリンク用】イベント一覧を取得チームを作成会議の録画データをダウンロード会議情報を取得会議録画一覧を取得承認を要求承認一覧を取得承認をキャンセル
