■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、関連する見積書や契約書などのファイルはBoxで別途保管している、というケースは多いのではないでしょうか。しかし、kintoneのレコード登録後に手作業でBoxへファイルをアップロードするのは手間がかかり、アップロード漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると、添付されたファイルが自動でBoxにアップロードされるため、ファイル管理に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとBoxを併用しており、二重でのファイル管理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、格納先の指定ミスや漏れをなくしたい方
- kintoneでの情報更新とBoxでのファイル保管を連携させ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、添付ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転記がなくなることで、アップロード漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードIDを紐付けます。
- さらに、オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」「ファイルをダウンロード」のアクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、kintoneからダウンロードしたファイルを指定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの各設定で、対象としたいアプリのサブドメイン名やアプリIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、ファイル名や格納先のフォルダを指定するコンテンツIDを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。