kintoneの添付ファイルをBoxに自動転送し、kintoneレコードにBoxのリンクを登録する
kintoneの添付ファイルをBoxに自動的に転送することで、kintoneの情報をBoxで一元管理することができます。
自動化することで、手動でファイルを格納する手間やkintoneにリンク情報を載せる手間を減らし、担当者の負担を軽減できるでしょう！
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「あー、またこのファイル、kintoneからBoxに手動でアップロードしなきゃ…」
日々の業務で、こんな煩わしさを感じていませんか？
kintoneに新しい情報が追加されるたびに、関連ファイルをBoxに移動したり、Boxのリンクをkintoneに貼り付けたり。
地味に手間がかかるこれらの作業、実は自動化できるんです！
kintoneとBoxのAPIを連携すれば、レコードが追加された瞬間にBoxへファイルをアップロードしたり、逆にkintoneの添付ファイルを自動でBoxに転送して一元管理したりすることが可能に。
さらに、kintoneのステータス更新に合わせてBoxにフォルダを自動作成し、そのURLをkintoneに登録することもでき、情報管理の精度と効率が格段にアップします。さあ、これらの連携フローで、あなたの貴重な時間をより創造的な業務に使いませんか？
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめkintoneとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
kintoneとBoxのAPIを連携すれば、kintoneのデータをBoxに自動的に連携することができます！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
kintoneに新しいレコードを追加すると、自動でBoxにkintoneのファイルをアップロードすることができます。ファイルの格納先やファイル名は自由に設定できるため、必要なファイルを探しやすく、ファイル管理の効率化が見込めます！
kintoneの添付ファイルをBoxに自動的に転送することで、kintoneの情報をBoxで一元管理することができます。
自動化することで、手動でファイルを格納する手間やkintoneにリンク情報を載せる手間を減らし、担当者の負担を軽減できるでしょう！
このフローはkintoneとBoxの情報を正確に保ちたい方に最適です！
フローを活用することで、kintoneに記載されたBoxのフォルダURLが誤っているなどの入力ミスをなくし、スピーディーに必要な情報を探すことができるでしょう。
それでは、さっそく実際にkintoneとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとBoxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はkintoneにレコードが追加されたら、Boxにファイルをアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、kintoneをクリックします。
(2)「kintoneの新規登録」の画面から、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力します。
クライアント証明書を設定している方は、クライアント証明書ファイル、クライアント証明書ファイルパスワードも入力を行ってください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法は下記のサイトをご確認ください。
kintoneマイアプリ登録方法
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
(3)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。
(4)次にBoxの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からBoxをクリックします。
Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(5)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにkintoneとBoxが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
以下のように表示されるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
(1)kintoneが更新された際の設定をします。
アプリトリガーの「kintoneが更新されたら」をクリックします。
(2)kintoneの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、赤線を確認の上、サブドメイン名、アプリIDを入力します。
テストをクリックする前にテストデータをkintoneに作成します。
作成が終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
kintoneの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、kintoneのレコードを取得します。
「レコードを取得する」をクリックします。
(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままで「次へ」をクリックします。
下へ進み、アプリIDを候補から選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしましょう。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、先ほど取得したkintoneの情報を「取得した値」を使って入力します。
入力が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、レコードIDを基にさらにkintoneの情報を取得できました！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう！
(1)次にkintoneと連携して、レコードに紐づくファイルキーを取得します。
「レコードに紐づくファイルキーの取得」をクリックします。
(2)kintoneの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードに紐づくファイルキーの取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、サブドメイン名、アプリIDを直接入力し、レコードIDは「取得した値」から選択します。
入力が終わったらテストをクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値に「ファイルキーの一覧」が反映されます。
「ファイルキーの一覧」は次の工程で使用します。
「保存する」をクリックして次の工程に行きましょう！
(1)次にkintone内のファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)kintoneの「連携アカウントとアクションを選択」」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、サブドメイン名を入力し、ファイルキーに先ほど取得した、「ファイルキーの一覧」を取得した値から選択します。
入力が終わったら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次にBoxと連携して、kintoneのファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、ファイル名、格納先フォルダのコンテンツIDを入力します。
以降はプルダウンから選択します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、Boxにkintoneのファイルが追加されていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、kintoneにレコードが追加されたら、Boxにファイルがアップロードされているかを確認してみてくださいね！
今回はkintoneからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにファイルをアップロードするたびにファイル情報をkintoneに入力するのは手間ではありませんか？
このフローを使うことで、Boxにファイルをアップロードすると、自動でファイルの情報がkintoneに反映されます。
このフローは頻繁にBoxにファイルをアップロードする方に特におすすめです！
このフローはBoxにアップロードしたCSVデータを効率良くkintoneに反映させたい方に最適です。
自動化することで、タイムリーに情報が反映されるため、手作業によるタイムラグがなくスムーズにチームに情報を共有できるでしょう。
kintoneやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
レコードが新規登録・更新されたタイミングで、メッセージツールに通知を送って関係者に共有したり、データベースにデータを自動反映することができます。
また、特定の条件を満たしたデータが登録されたらフォルダを自動作成し、関連ファイルを保存するといった連携も可能です。
業務アプリとしての柔軟性と外部ツールとの連携力を活かして、kintoneは幅広い業務自動化の中心として活用できます！
ファイルがアップロードされたら、自動で関係者に通知を送信したり、ファイル情報をkintoneやSalesforceなどの業務システムに登録・更新することができます。
さらに、Google DriveやSharePointと連携して、バックアップや共有用のコピーを自動保存することも可能です！
Box内の特定フォルダに新規ファイルが追加された際には、メッセージツールに通知することで、確認や対応のスピードも向上します。
文書管理を起点に、さまざまなツールと連携することで、Boxを業務自動化の中核として活用できます。
この記事では、kintoneとBoxを連携させることで、日々のファイル管理や情報共有がどれほどスマートになるかをご紹介しました。
この自動化によって、手作業によるミスや時間のロスを大幅に削減し、常に最新の情報に基づいたスムーズな業務遂行が可能になります。
もしあなたが、煩雑なデータ連携やファイル管理に課題を感じているなら、kintoneとBoxの連携はまさに救世主となるはず。
一歩踏み出して、よりスマートな働き方を実現してみませんか？
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