「あー、またこのファイル、kintoneからBoxに手動でアップロードしなきゃ…」
日々の業務で、こんな煩わしさを感じていませんか？
kintoneに新しい情報が追加されるたびに、関連ファイルをBoxに移動したり、Boxのリンクをkintoneに貼り付けたり。
地味に手間がかかるこれらの作業、実は自動化できるんです！
kintoneとBoxのAPIを連携すれば、レコードが追加された瞬間にBoxへファイルをアップロードしたり、逆にkintoneの添付ファイルを自動でBoxに転送して一元管理したりすることが可能に。
さらに、kintoneのステータス更新に合わせてBoxにフォルダを自動作成し、そのURLをkintoneに登録することもでき、情報管理の精度と効率が格段にアップします。
さあ、これらの連携フローで、あなたの貴重な時間をより創造的な業務に使いませんか？
kintoneとBoxを連携してできること
kintoneとBoxのAPIを連携すれば、kintoneのデータをBoxに自動的に連携することができます！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
kintoneにレコードが追加されたら、Boxにファイルをアップロードする
kintoneに新しいレコードを追加すると、自動でBoxにkintoneのファイルをアップロードすることができます。
ファイルの格納先やファイル名は自由に設定できるため、必要なファイルを探しやすく、ファイル管理の効率化が見込めます！
kintoneでレコードが更新されたら、Boxにファイルをアップロードする
試してみる
kintoneでレコードが更新されたら、boxにファイルをアップロードするフローです。
kintoneの添付ファイルをBoxに自動転送し、kintoneレコードにBoxのリンクを登録する
kintoneの添付ファイルをBoxに自動的に転送することで、kintoneの情報をBoxで一元管理することができます。
自動化することで、手動でファイルを格納する手間やkintoneにリンク情報を載せる手間を減らし、担当者の負担を軽減できるでしょう！
kintoneの添付ファイルをBoxに自動転送し、kintoneレコードにBoxのリンクを登録する
試してみる
■概要
kintoneのファイル管理は便利ですが、大容量のファイルや外部との共有を考えるとBoxも併用したい場面は多いのではないでしょうか。しかし、手作業でファイルを移し、共有リンクをkintoneに貼り戻す作業は手間がかかるうえ、ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、添付ファイルをBoxへ自動で転送し、その共有リンクをkintoneレコードに登録するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとBoxを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
・kintoneの添付ファイル管理と、外部共有の効率化を図りたいと考えている方
・手作業によるリンクの貼り間違いや、ファイルのアップロード漏れを防ぎたい方
■注意事項
・kintone、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
kintoneとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとBoxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「kintoneにレコードが追加されたら、Boxにファイルをアップロードする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintoneとBoxをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- kintoneのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
kintoneでレコードが更新されたら、Boxにファイルをアップロードする
試してみる
kintoneでレコードが更新されたら、boxにファイルをアップロードするフローです。
ステップ1：kintoneとBoxをマイアプリに連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
kintone
以下の手順をご参照ください。
連携方法は【kintoneマイアプリ登録方法】でも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてくださいね！
アプリ登録がうまくできない場合には、【kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について】を参考に、操作してみましょう。
Box
こちらも同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにkintoneとBoxが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
kintoneでレコードが更新されたら、Boxにファイルをアップロードする
試してみる
kintoneでレコードが更新されたら、boxにファイルをアップロードするフローです。
以下のように表示されるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)kintoneが更新された際の設定をします。
アプリトリガーの「kintoneが更新されたら」をクリックします。
(2)kintoneの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
《参考》各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター
また、基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、「サブドメイン名」は連携するkintoneURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の、「●●●●●●●」部分を取得して入力してください。
「アプリID」はkintoneURL内の「/k/●●/」の「●●」の部分を入力しましょう。
テストをクリックする前にテストデータをkintoneに作成します。
作成が終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
kintoneの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
【取得した値について】
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：kintoneのレコードを取得する
(1)次に、kintoneのレコードを取得します。
「レコードを取得する」をクリックします。
(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままで「次へ」をクリックします。
下へ進み、アプリIDを候補から選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしましょう。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、先ほど取得したkintoneの情報を「取得した値」を使って入力します。
入力が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、レコードIDを基にさらにkintoneの情報を取得できました！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう！
ステップ5：kintoneと連携し、レコードに紐づくファイルキーを取得する
(1)次にkintoneと連携して、レコードに紐づくファイルキーを取得します。
「レコードに紐づくファイルキーの取得」をクリックします。
(2)kintoneの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードに紐づくファイルキーの取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、サブドメイン名、アプリIDを直接入力し、レコードIDは「取得した値」から選択します。
入力が終わったらテストをクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値に「ファイルキーの一覧」が反映されます。
「ファイルキーの一覧」は次の工程で使用します。
「保存する」をクリックして次の工程に行きましょう！
ステップ6：kintoneのファイルをダウンロードする
(1)次にkintone内のファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)kintoneの「連携アカウントとアクションを選択」」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、サブドメイン名を入力し、ファイルキーに先ほど取得した、「ファイルキーの一覧」を取得した値から選択します。
入力が終わったら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ7：Boxと連携し、ファイルをアップロードする
(1)次にBoxと連携して、kintoneのファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、ファイル名、格納先フォルダのコンテンツIDを入力します。
以降はプルダウンから選択します。
- ファイルの添付方法：「取得した値を使用する」を選択
- ファイル：「取得したファイル」を選択
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、Boxにkintoneのファイルが追加されていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、kintoneにレコードが追加されたら、Boxにファイルがアップロードされているかを確認してみてくださいね！
Boxのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する
Boxにファイルをアップロードするたびにファイル情報をkintoneに入力するのは手間ではありませんか？
このフローを使うことで、Boxにファイルをアップロードすると、自動でファイルの情報がkintoneに反映されます。
このフローは頻繁にBoxにファイルをアップロードする方に特におすすめです！
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneにレコード登録する
試してみる
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneのデータベースにレコード登録するフローです。
kintoneやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
kintoneやBoxのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
kintoneを使った便利な自動化例
レコードが新規登録・更新されたタイミングで、メッセージツールに通知を送って関係者に共有したり、データベースにデータを自動反映することができます。
また、特定の条件を満たしたデータが登録されたらフォルダを自動作成し、関連ファイルを保存するといった連携も可能です。
業務アプリとしての柔軟性と外部ツールとの連携力を活かして、kintoneは幅広い業務自動化の中心として活用できます！
kintoneの在庫情報をShopifyに追加する
試してみる
kintoneの在庫情報が更新されたらShopifyも更新するフローです。
kintone上の見積もりデータをSalesforceに登録する
試してみる
kintone上の見積もりデータをSalesforceに登録するフローです。
■注意事項
・kintoneとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
毎日kintoneで期日が近づいたタスクを取得し、Googleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
「毎日kintoneで期日が近づいたタスクを取得し、Googleカレンダーに予定を登録する」フローは、タスクの抜け漏れを防ぐ業務ワークフローです。kintoneに登録された期日が近いタスクを毎日自動取得し、自動でGoogleカレンダーへ予定を登録。
手動入力の手間を省き、スケジュール漏れをぐっと減らします！
■このテンプレートをおすすめする方
・日々のタスク管理でkintoneとGoogleカレンダーを手動で連携している方
・タスクの期日をうっかり忘れてしまい、スケジュール調整に時間がかかっている方
・複数人のタスク情報をチームで共有しつつ、Googleカレンダーに自動で反映したいプロジェクトリーダーの方
・チーム内でタスクの進捗や期日があいまいになりやすく、スケジュール統一に課題を感じている方
・Yoomの業務ワークフローでkintoneとGoogleカレンダーをスムーズに連携したい方
■注意事項
・kintone、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
申込フォームを受信したら、kintoneにレコード追加してGmailで資料を送付する
試してみる
申込フォームを受信した際に、その内容を基にkintoneにレコードとして追加してGmailで資料を送付するフローです。
請求書付きのメールが届いたら画像を読み取り、内容を確認後kintoneに元ファイルを含め情報を追加する
試してみる
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をkintoneに追加する
試してみる
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をkintoneに追加するフローです。
kintoneでPDFファイルが登録されたら、OCRで読み取りSlackに通知する
試してみる
■概要
kintoneにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で確認していませんか。
このワークフローは、kintoneにPDFファイルが登録されると、OCR機能がファイル内のテキストを自動で抽出し、その内容をSlackに通知するものです。定型的な確認・転記作業を自動化し、PDFから必要なテキストを抽出することで、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintone上でPDFファイルを管理しており、内容の確認や転記に手間を感じている方
・PDFから特定のテキストを抽出し、チームに共有する作業を効率化したい方
・kintoneとSlackを活用し、申請書や請求書の処理フローの自動化を検討している方
■注意事項
・kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
kintoneでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
・kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
・案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneで従業員情報が登録されたら即給にも追加する
試してみる
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、kintoneのステータスを一括更新する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新を手作業で行い、手間や時間を要していることはないでしょうか。
特に、定期的に複数のレコードを更新する場合、作業が煩雑になりがちで、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定した日時にkintoneのステータスを一括で自動更新できるため、こうした定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのステータスを一括更新する定期的な作業に手間を感じている方
・Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、kintoneの情報を更新したい方
・手作業によるデータ更新での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxを使った便利な自動化例
ファイルがアップロードされたら、自動で関係者に通知を送信したり、ファイル情報をkintoneやSalesforceなどの業務システムに登録・更新することができます。
さらに、Google DriveやSharePointと連携して、バックアップや共有用のコピーを自動保存することも可能です！
Box内の特定フォルダに新規ファイルが追加された際には、メッセージツールに通知することで、確認や対応のスピードも向上します。
文書管理を起点に、さまざまなツールと連携することで、Boxを業務自動化の中核として活用できます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
DropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送する
試してみる
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
・複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■注意事項
・Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
SalesforceにアップロードしたファイルをBoxと同期する
試してみる
■概要
SalesforceにアップロードされたファイルをBoxと自動で同期するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとBoxを日常的に利用しており、ファイルの手動同期に時間を取られている方
・複数のSaaSアプリを活用しているが、データ連携に課題を感じているIT担当者の方
・業務プロセスの自動化を進めたいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
・データ管理の効率化とエラーの削減を目指している企業の経営者の方
■注意事項
・Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「分岐する」オペレーション間の操作はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに転送する
試してみる
■概要
「BoxでファイルがアップロードされたらSlackに転送する」ワークフローは、ファイル共有とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
ファイルの確認漏れや共有の手間を省き、スムーズな業務進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用し、ファイル共有の効率化を図りたい企業のIT担当者
・Slackでのチームコミュニケーションを活用しているが、ファイル共有の通知が追いつかないと感じている方
・新しいファイルがアップロードされた際に、即座にチームに知らせたいプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
毎月月初にBoxでフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxを業務で使用している方
・ファイルやフォルダの管理をBoxで行っている方
・共同作業でBoxを利用しているチーム
・フォルダの作成を自動化しフォルダ名称を統一して管理したい方
・毎月のフォルダ作成を手動で行っている方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
まとめ
この記事では、kintoneとBoxを連携させることで、日々のファイル管理や情報共有がどれほどスマートになるかをご紹介しました。
この自動化によって、手作業によるミスや時間のロスを大幅に削減し、常に最新の情報に基づいたスムーズな業務遂行が可能になります。
もしあなたが、煩雑なデータ連携やファイル管理に課題を感じているなら、kintoneとBoxの連携はまさに救世主となるはず。
一歩踏み出して、よりスマートな働き方を実現してみませんか？
Yoomを使えば、簡単な設定で自動化の導入が実現できますので、ぜひ実際に試して、業務の効率化を体感してみてください！
関連記事：【ラクラク設定】kintoneのデータを自動で通知する方法
よくあるご質問
Q：kintoneのレコードを削除したらBoxのファイルも消えますか？
A：
今回ご紹介したテンプレートではレコードの更新がトリガーとなり、Boxへファイルをアップロードしているため、kintoneのレコードを削除してもフローボットは起動しません。
そのため、kintoneのレコードを削除してもBoxのファイルは消えません。
Q：連携できるファイルサイズに上限はありますか？
A：
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、ファイルの容量制限についてもチェックしてみてください。
Q：この連携はYoomの無料プランでどこまでできますか？
A：
今回ご紹介したテンプレートは成功失敗に限らず1回実行するたびに4タスク使用します。
無料プランでは月100タスク使用できるため、このテンプレートのみの使用であれば月に約25回実行可能です。
タスク実行数について詳しく知りたい方は「タスク実行数」のカウント方法についてをご覧ください。
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