■概要
kintoneに新しいレコードを追加するたびに、関係者へOutlookでメール通知を送る作業に手間を感じていませんか?手動での通知は時間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されたタイミングで、設定した内容のメールをOutlookから自動で送信できるため、通知業務の効率化と確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのレコード追加後、手動でOutlookからメール通知を行っている方
- kintoneとOutlookを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
- 手作業による通知漏れや宛先間違いといったミスを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにメールが自動送信されるため、通知業務にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による通知漏れや宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や内容を指定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneをトリガーとして設定する際に、対象アプリのサブドメイン名やアプリIDを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信オペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストだけでなく、kintoneから取得したレコード情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。