名刺データをOCRで読み取りMicrosoft Excel（エクセル）に格納
名刺データをOCRで読み取りMicrosoft Excel（エクセル）に格納
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺のデータ化を手入力で行い、手間を感じていませんか？一枚一枚情報を確認しながら転記する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能がテキスト情報を自動で読み取りMicrosoft Excelのリストへ格納するため、名刺管理のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 獲得した名刺の管理を手作業で行っており、入力作業に手間を感じている営業担当者の方
- OCR機能とMicrosoft Excelを活用して、データ入力を自動化したいと考えている方
- 属人的な名刺管理から脱却し、チームで情報を一元管理できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像をアップロードするだけでMicrosoft Excelへ自動で情報が格納されるため、手入力にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になることで、会社名や担当者名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームには名刺画像をアップロードする項目を設けます。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄に加えて、補足情報などを入力する項目を任意で追加設定することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、電話番号など）を自由に設定できます。
- Microsoft Excelへの追加設定では、書き込み対象のファイルやシートを任意で指定し、OCRで読み取ったどの情報をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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