Yoomデータベースと同期したGoogle スプレッドシートに請求情報が追加されたら、請求書を発行しメールを送る

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

YoomデータベースやGoogle スプレッドシートで管理している請求情報を元に、都度請求書を作成してメールで送付する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースに新しい請求情報が追加されるだけで、Google スプレッドシートを元にした請求書の自動発行とGmailでの送付が完了し、請求業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

YoomデータベースやGoogle スプレッドシートで請求情報を管理し、手作業で請求書を発行している方
請求書の作成からGmailでのメール送付までの一連の業務を自動化し、工数を削減したい方
手作業による請求金額や送付先の入力ミスを防ぎ、請求業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Yoomデータベースへの情報追加をトリガーに、請求書発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
手作業によるデータの転記が不要になるため、請求金額の誤りや送付先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでYoomデータベースを選択し、「新規作成されたら」というアクションを設定して、請求情報を管理しているデータベースを指定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、請求書のテンプレートとなるスプレッドシートを指定します。
最後に、オペレーションでGmailを選択して「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書ファイルを添付して取引先にメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Yoomデータベーストリガーの設定では、どのデータベースに情報が追加された際に起動するかを任意で設定してください。
Google スプレッドシートやGmailのオペレーション設定では、データベースから取得したどの情報を書類やメール本文に反映させるかなどを任意で設定できます。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。