更新された情報から自動で見積書を発行しGmailで送付する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

見積書の作成や送付は、依頼内容の転記やメール作成など、多くの手作業が発生しがちで、ヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースに見積依頼情報を入力するだけで、Google スプレッドシートを用いた見積書の自動発行からGmailでの送付までを自動化することが可能です。手作業を減らし、迅速で正確な見積もり対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートとGmailを使い、手作業で見積書の発行・送付を行っている方
見積依頼から送付までの時間を短縮し、顧客対応の速度を向上させたいと考えている営業担当者の方
見積書の作成ミスや送付漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

データベースへの入力だけで見積書発行からGmailでの送付までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
情報の転記を減らして書類作成やメール送付を行うため、入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでYoomデータベースを選択し、見積依頼の内容が入力されたことを検知するよう設定します。
続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、データベースの情報を基に見積書を発行するアクションを設定します。
最後に、オペレーションでGmailを選択し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを自動で送付するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

トリガーで設定するYoomデータベースは、見積依頼の管理に使用している任意のデータベースに変更可能です。
Google スプレッドシートで書類を発行する際に使用する見積書のテンプレートは、任意のものに設定できます。
Gmailから送付するメールの件名や本文、宛先（To, CC, BCC）は、データベースの情報に応じて自由に設定することが可能です。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。