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「Asanaのタスク詳細が長文で、毎回内容を把握するのに時間がかかってしまう…」
「重要な更新を見逃さないように、何度もAsanaを確認するのが手間…」
このように、Asanaのタスク詳細の確認や共有に手間を感じ、本来の業務に集中できていないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaのタスク詳細が自動要約される仕組み</span>があれば、これらの課題を軽減することが可能です。
そのうえ、タスクの概要をスムーズに把握し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのタスク詳細をAIで要約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは、ここから実際にAsanaのタスク詳細の確認や共有を効率化する自動化の例をご紹介します。
今回はより業務内容を具体化するため、Asanaでタスクが更新された際に、そのタスク詳細をAIが自動で要約し、Slackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
次はテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
フォームをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、更新があったAsanaのタスクのURLをフォーム送信することで起動します。
そのため、まずは対象となるAsanaのタスクを作成し更新します。
今回は以下のようなタスクを準備しました。
次に、Yoomの画面に戻りフォームを作成します。
フォームはデフォルトで作成されています。
今回ご紹介するテンプレートで必要となるのはタスクのURLのみとなるため、追加したい項目が無ければそのままでも問題ありません。
項目を追加したい方や詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
下へスクロールし、完了ページの設定へ進みます。
完了メッセージ見出し、完了メッセージ説明文は任意の内容を入力してください。
次に、共有フォーム利用時のフローボット起動者の設定を行います。
デフォルトでフローボットを作成したメンバーが選択されています。
変更したい場合は以下のようにプルダウンメニューから選択してください。
選択できたら次へをクリックしましょう。
次の画面では、フォームの仮回答値としてテストURLを入力することができます。
先ほど作成したタスクのURLを入力しましょう。これは、この後の設定時に活用する取得した値となります。
取得した値について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
入力できたら忘れずに保存するをクリックしましょう。
次はタスクURLからタスクIDのみを抽出する設定となります。
現段階ではAsanaのタスク詳細のデータを取得できていません。そのため、ここでタスクIDを抽出し、この次の設定でタスクIDを基に詳細データを取得するために行う必要があります。
正規表現によるデータの抽出をクリックします。
正規表現やデータの抽出について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
また、今回の変換タイプはデフォルトで設定されている正規表現によるデータの抽出をそのまま利用します。
変更したい場合は、右側にある変更をクリックし、表示された項目の中から選択してください。
次に、抽出対象を設定します。
デフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から選択することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
抽出箇所を正規表現で指定を設定します。
こちらもデフォルトで設定されています。
今回はそのまま使用しますが、変更したい方は注釈をご覧ください。
ここまで設定できたら、テストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
次はAsanaのタスクの詳細データを取得する設定です。
Asanaの詳細を取得をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
タスクIDを設定します。
タスクIDにはデフォルトで先ほど正規表現で抽出した値が設定されています。
今回はそのまま使用しますが、以下のように入力欄をクリックし取得した値から選択することも可能です。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
タスクIDが設定できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、作成済みのAsanaのタスク詳細が確認できます。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
テキストを生成をクリックします。
これは、長文のタスク詳細をより確認しやすくするために要約を行う設定です。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
アクションはテキストを生成したい文字数やタスク数に合わせて、プルダウンメニューから選択してください。
選択できたら次へをクリックしましょう。
タスクやテキスト生成について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
プロンプトの設定を行います。
命令文は直接入力し、要約したいテキストは入力欄をクリックし取得した値から選択してください。
※直接入力すると固定値＝定型文となり、このテンプレートを通して行う設定全てに反映されます。
※タスクの説明などに2000文字程度の長文が入力されている場合、アクションで「500文字以内」や「1000文字以内」を選択するとエラーが出てしまう可能性があります。
「3000文字以内」を選択するなど、指定の文字数を超えないようご注意ください。
次に、言語について今回は日本語を使用するため使用していませんが、設定したい方は注釈を確認し、設定を行ってください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
最後に、要約したタスク詳細をSlackに通知しましょう。
チャンネルにメッセージを送るをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
投稿先のチャンネルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用するものを選択してください。
メッセージを設定します。デフォルトで設定されていますが、自由に編集できます。
以下のように入力欄をクリックすることで、取得した値を追加することも可能です。
なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
※テストをクリックすると、実際にメッセージが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックします。
先ほど設定したSlackのチャンネルにメッセージが送信されているか確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がAsanaでタスクが更新された際に、そのタスク詳細をAIが自動で要約し、Slackに通知するフローでした！
Asanaを活用した自動化では、タスクの登録や更新に合わせて情報共有・要約・通知を自動で行うことが可能です。
これにより、タスク進行状況の見落としを防ぎ、チーム全体での連携をよりスムーズに行えます！
また、AIによる内容分析や要約を取り入れることで、情報整理や意思決定のスピードアップにもつながるはずです。
Asanaのタスク詳細をAIで自動要約し、Slackに通知する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク内容の確認や共有の手間を削減し、重要な更新情報の見逃しを防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーは最新の状況を把握しながら、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Asanaタスク更新時に自動で起動できますか？
A：はい、可能です。Asanaタスク更新時に自動で起動するには、トリガーを変更する必要があります。
今回ご紹介したフローボットを利用する場合は、フローボットの画面でフォーム、正規表現によるデータの抽出、タスクの詳細を取得アクションの右上にある×をクリックして削除してください。
フォームを削除すると、フォームがあった場所の右側に変更と表示されます。
クリックし、Asanaの「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」に変更し設定を行ってください。「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」に変更すると、新規作成時、更新時どちらも起動するため、更新のみ起動したい場合は分岐の追加も必要です。
そのため、分岐を追加したい箇所の+をクリックして追加してください。
なお、分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
更新された場合の分岐先にSlackのチャンネルにメッセージを送るアクションを追加し、設定を行うことで実現可能となります。
※Asanaの「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」をトリガーアクションとして利用するにはAsanaのStarter プランに加入する必要がありますのでご注意ください
Q：エラーが発生した場合フローはどうなりますか？
A：運用中にエラーが発生した場合、フローは停止しYoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：はい、可能です。
フローボットの追加したい箇所にある+をクリックして追加、設定を行ってください。
※新しくアプリを追加する場合はステップ1と同様に、マイアプリ連携を行う必要がありますのでご注意ください。
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