Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
タスクとスケジュールの一元管理で業務効率の向上が期待できます。
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「Asanaのタスク情報を期限に合わせてOutlookでリマインドできたらいいのに…」
「Asanaのタスク完了をOutlookで通知できたら、スムーズに業務を進められるのに…」
こんな風に考えたことがある方には、AsanaとOutlookを連携した自動化がおすすめです。
<span class="mark-yellow">AsanaとOutlookを連携することで、タスクの確認や完了タスクの共有が容易になるでしょう。</span>
たとえば、Asanaで新規タスクが追加された際に、Outlookでリマインドする自動化が可能です。
また、タスク完了や指定した曜日にタスク状況をOutlookに自動通知することもできます。
本記事では、AsanaとOutlookを連携し、自動化する設定方法をご紹介します。
Outlookをトリガーにした自動化もご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にAsanaとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめAsanaとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
AsanaとOutlookのAPIを連携すれば、AsanaのデータをOutlookにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにとの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Asanaで新しいタスクが作成されると、Yoomを通じて自動的にOutlookの予定表に追加されます。
これにより手動でのデータ入力が不要となり、情報の漏れや二重管理のリスクを軽減します。
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
タスクとスケジュールの一元管理で業務効率の向上が期待できます。
指定した曜日にAsanaのタスク状況がOutlookに自動で通知されるため、効率的に業務を進めることができます。
これによりチーム全体の生産性向上にも繋がるでしょう。
それでは、さっそく実際にAsanaとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Asanaの新規タスクをOutlookに自動追加する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
1.AsanaとOutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からAsanaを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Asanaを選択しログインします。
3.次はOutlookをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からOutlookをクリックしてサインインします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365
Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面でサインインするアカウントを選択してください。
「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックしてください。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.以下の必須項目を設定していきます。
4.すべての設定が完了したら、先ほど設定したAsanaのプロジェクトにサンプルのタスクを追加してください。
5.タスクを追加後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、以下のようなアウトプットが表示されます。
こちらはOutlookの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.続いて、「タスクを作成する（リマインド設定対応）」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.入力欄下の注釈を参考にそれぞれの項目を入力していきます。
任意の項目は、注釈を参考にしながら用途に合わせて入力お願いします！
アウトプットを使用すると、先ほどAsanaでテストした情報を紐づけることが可能です！
すべて入力が完了すると以下のようになります↓
4.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
実際にOutlook側にも同じタスクが追加されているか確認しましょう！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
今回はAsanaからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからAsanaへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
手動でメール内容をタAsanaに転記する手間が省けるため、時間を節約し、より重要な業務に集中できます。
また自動化により、手作業による転記ミスや漏れを防ぎ、正確で信頼性の高いタスク管理を実現できるでしょう。
Outlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、自動的にファイルデータを検出し、その内容をAsanaにタスクとして登録します。
これにより重要なメールの見落としを防ぎ、効率的なタスク管理が可能になるでしょう。
AsanaやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
Asanaと連携することで、Asanaへのタスク追加の自動化やAsanaでタスクが完了したらSlack、Chatworkなどに自動的に通知を行います。
様々なツールとOutlookを連携することで、契約書や請求書を作成し、Outolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信したりできます。
AsanaとOutlookを連携することで、タスク管理とスケジュール管理を一元化できるようになるでしょう。
特に、<span class="mark-yellow">Asanaで新規タスクが作成された際に、Outlookに追加される自動化を活用すれば、タスクの追加漏れのリスクを避けられそうです。</span>
この自動化により、作業時間を短縮できるため、他の業務に集中できる環境が整うはずです！
「タスクの期限を忘れてしまう」「タスク情報を見逃さずに確認したい」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の合間に設定可能です！
今回ご紹介した自動化を活用して、タスクの期限やタスク状況をもっと効率的に管理しましょう！
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