Outlookに届いたメールの内容をBacklogに課題として追加する
Outlookに届いたメールの内容をBacklogに課題として追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Backlog
を自動連携できます。
■概要
Outlookに届く重要なメールを、手作業でBacklogの課題に転記するのは手間がかかる上に、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。こうした定型的なタスクに時間を取られ、本来の業務に集中できないと感じることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容をBacklogの課題として自動で追加できます。手作業をなくし、迅速で正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く依頼をBacklogで管理しており、手動での転記作業を効率化したい方
- メールでの依頼内容をBacklogの課題へ反映する際の、転記漏れやミスを防止したいチームリーダーの方
- Backlogを活用したタスク管理の初動を自動化し、対応スピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にBacklogへ自動で課題が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などを課題に反映させるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象とするように、フォルダIDを任意で設定することが可能です。
- Backlogに課題を追加する際、Outlookで受信したメールの件名や本文、送信者といった情報を、課題の件名や詳細などの各項目に自由に割り当てて設定できます。
■注意事項
- Outlook、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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