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現代のビジネスシーンでは、効率的なタスク管理のためにツールの活用が不可欠です。
しかし、ツールを個別に使用するだけでは、情報の伝達やタスクの進捗確認に時間がかかる場合があります。
そこで今回は、AsanaとOutlookを連携して、Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メールを通知する方法をご紹介します。
AsanaとOutlookを連携させることで、タスク管理の精度向上や情報共有の効率化を実現し、業務負担の軽減が期待できます。
詳しい設定方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとOutlookを連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが完了すると、Asana APIを使用してその情報を受け取り、Outlookの提供するAPIを経由して、完了メールを自動で通知することができます。
ノーコードツールのYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できます。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Outlook
[Yoomとは]
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。ステップ1：AsanaとOutlookをマイアプリ連携
AsanaとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
OutlookとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されているか確認してください。ステップ2：テンプレートをコピー
こちらのバナーをクリックします。
■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこから開くことができます。
ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー 特定のプロジェクトのタスクが完了したら」をクリックします。
ステップ4：Asanaのアクションを設定
1) アクションは「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ワークスペースID、プロジェクトIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Outlookのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する タスク完了メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「タスク完了メールを送る」を選択し、必須事項を入力します。
3)メッセージに先ほど取得したAsanaから取得した値を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知する】というフローが完成です。ステップ6: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動しているかを確認してください。
AsanaやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
AsanaやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！Asanaを使った自動化例
Asanaと連携することで、Asanaへのタスク追加の自動化やAsanaでタスクが完了したらSlack、Chatworkなどに自動的に通知を行います。
■概要
プロジェクト管理でAsanaをご利用の際、開発チームへの連携としてGitHubに手動でIssueを登録していませんか。この作業は二重入力の手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが作成されたタイミングで、GitHubのIssueを自動で作成し、開発連携のプロセスを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。
Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
スプレッドシートにAsanaのタスクIDを保存しておき、このタスクIDをキーにタスクの更新を行います。
スプレッドシートにタスクIDを含めた表を作成してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートにAsanaのタスクIDを含めた表を作成してください。
・Asanaでタスクが作成または更新されてから5~15分程でスプレッドシートに情報を連携します。
■概要
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャネルに通知を送信します。
通知先のチャネルや通知するメッセージ内容は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
Asanaにログインすることなく、Chatwork上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Asana、ChatGPT、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
■概要
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加するフローボットです。
Gmail側の転送設定でYoomのメールアドレスにメールを通知してご利用ください。
Gmailからのメール転送設定は下記の記事をご確認ください。
📩 Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Yoomデータベース内のレコードを指定して、Asanaにタスクを追加します。
タスク名や詳細、期限や担当者など、必要な情報を自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・AsanaとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・「レコードを選択して起動」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
・Asanaの「タスクを追加」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、タスク名、説明、期限、担当者などのタスク情報を設定してください。
・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
・タスクがAsanaに追加されます。
■注意事項
・Asanaアカウントとの連携設定が必要です。
・Asanaのオペレーションの設定情報を変更してご利用ください。
・Yoomデータベースのチェックボックスなどからフローボットを起動してご利用ください。
■概要
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
SlackとAsanaを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にAsanaに追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Asanaに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Asana、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
様々なツールとOutlookを連携することで、契約書や請求書を作成し、Outolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信したりできます。
■概要
重要なメールが他のメールに埋もれてしまい、確認や対応が遅れてしまうことはありませんか。都度Outlookの受信トレイを確認し、手作業でチームに共有する作業は手間がかかる上に、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知できるため、こうした課題を解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookに新しいメールを受信したら、その内容をBacklogに課題として追加するフローです。
受信したメールの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで予定表を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・企業情報の管理を行っている営業アシスタント
・シートの同時編集によって、業務を効率化しているチームの責任者
2.Outlookを業務に活用している方
・主な連絡手段としてOutlookのメールを使用している方
・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはチーム内の情報を管理、共有するツールとして有効的です。
同時にOutlookを業務に使用することでスケジュール管理も行うことができ、業務の進行に役立ちます。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を改めてOutlookに追加することは、業務の属人化を招き、引継ぎや情報共有を困難にする可能性があります。
チーム内の情報共有をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは効果的です。
Googleスプレッドシートに追加された情報を基にしてOutlookへ予定表を作成することで、手作業を省き業務の進行を円滑にします。
また引用した内容で予定表を作成することで、手入力によるミスを未然に防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出して、Google Chatに抽出した内容を通知するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
■注意事項
・Outlook、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Stripeで支払いが行われたらOutlookでサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Stripeで決済を受け付けている事業者
・手作業でサンクスメールを送信する手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Stripeの決済情報に基づいて顧客対応を行いたい方
・顧客ごとにパーソナライズされたサンクスメールを送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeはオンライン決済ツールですが、支払いが完了するたびに手動でサンクスメールを送信するのは人的なミスや顧客対応の遅れに繋がる可能性が生じてしまいます。
このフローを活用すれば、Stripeで支払いが行われるとGmailから自動的にサンクスメールが送信されます。
このことによって手作業でのメール送信が不要になるため業務効率が向上し顧客対応の迅速化を図ることができます。
■注意事項
・Stripe、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今回は、Asanaでタスクが完了した際にOutlookで完了メールを通知するフローをご紹介しました。
AsanaとOutlookの連携により、タスクの完了状況が自動でOutlookに通知され、スムーズな情報共有が見込めます。
そのため、進捗確認の手間が軽減され、関係者全員が迅速に状況を把握できるため、次のアクションへスピーディーに移行できることが期待されます。
また、報告作業の自動化によってヒューマンエラーのリスクが軽減され、業務全体の信頼性向上も見込めます。
Yoomを利用した連携は、設定が簡単であり、さまざまな部署での業務効率化に役立つでしょう。
AsanaとOutlookを普段から利用している方は、ぜひこの連携を導入して、日常業務のさらなる効率化を目指してみてください。
Q：通知メールの内容はどこまでカスタマイズできる？
A：
Asanaのトリガーでタスク名や期日・担当者などの値を取得できます。これらの値は変数として利用でき、Outlookの「本文」中に設定することでメール内容を柔軟にカスタマイズすることができます。
Q：タスク完了メールの宛先を動的に変更できる？
A：
進行先の切り替え設定を追加することで可能です。例えば「担当者の名前が〇〇(特定の氏名)と等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別のメールアドレスを指定し、送信内容を設定してください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：Asanaの「ルール」機能との違いは？
A：
Asanaの「ルール」機能は、タスクが作成された際の通知や、タスクの移動・完了時にアクションを実行するなど、基本的な自動化には便利です。ただし、複雑な条件分岐や、複数のアプリケーションをまたがるデータ連携、AIを活用した自動生成など、より高度な自動化には限界があります。例えば、Asanaだけではタスクの内容に基づいてAIが自動で補足情報を生成したり、他のツールとの細かい連携が難しいです。
一方、YoomではAPI連携を使って、AsanaとGoogle SheetsやSalesforceなどの外部ツールとのデータ同期や、AIによる情報生成、OCRでのデータ抽出を自動化できます。これにより、Asanaの「ルール」だけでは実現しにくい、複雑で高度なワークフローを簡単に構築できる点が大きな強みです。
