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現代のビジネスシーンでは、効率的なタスク管理のためにツールの活用が不可欠です。
しかし、ツールを個別に使用するだけでは、情報の伝達やタスクの進捗確認に時間がかかる場合があります。
そこで今回は、AsanaとOutlookを連携して、Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メールを通知する方法をご紹介します。
AsanaとOutlookを連携させることで、タスク管理の精度向上や情報共有の効率化を実現し、業務負担の軽減が期待できます。
詳しい設定方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとOutlookを連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
Asanaでタスクが完了すると、Asana APIを使用してその情報を受け取り、Outlookの提供するAPIを経由して、完了メールを自動で通知することができます。
ノーコードツールのYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できます。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Outlook
[Yoomとは]
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。ステップ1：AsanaとOutlookをマイアプリ連携
AsanaとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
OutlookとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されているか確認してください。ステップ2：テンプレートをコピー
こちらのバナーをクリックします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこから開くことができます。
ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー 特定のプロジェクトのタスクが完了したら」をクリックします。
ステップ4：Asanaのアクションを設定
1) アクションは「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ワークスペースID、プロジェクトIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Outlookのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する タスク完了メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「タスク完了メールを送る」を選択し、必須事項を入力します。
3)メッセージに先ほど取得したAsanaから取得した値を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知する】というフローが完成です。ステップ6: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動しているかを確認してください。
AsanaやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
AsanaやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！Asanaを使った自動化例
Asanaと連携することで、Asanaへのタスク追加の自動化やAsanaでタスクが完了したらSlack、Chatworkなどに自動的に通知を行います。
様々なツールとOutlookを連携することで、契約書や請求書を作成し、Outolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信したりできます。
今回は、Asanaでタスクが完了した際にOutlookで完了メールを通知するフローをご紹介しました。
AsanaとOutlookの連携により、タスクの完了状況が自動でOutlookに通知され、スムーズな情報共有が見込めます。
そのため、進捗確認の手間が軽減され、関係者全員が迅速に状況を把握できるため、次のアクションへスピーディーに移行できることが期待されます。
また、報告作業の自動化によってヒューマンエラーのリスクが軽減され、業務全体の信頼性向上も見込めます。
Yoomを利用した連携は、設定が簡単であり、さまざまな部署での業務効率化に役立つでしょう。
AsanaとOutlookを普段から利用している方は、ぜひこの連携を導入して、日常業務のさらなる効率化を目指してみてください。
Q：通知メールの内容はどこまでカスタマイズできる？
A：
Asanaのトリガーでタスク名や期日・担当者などの値を取得できます。これらの値は変数として利用でき、Outlookの「本文」中に設定することでメール内容を柔軟にカスタマイズすることができます。
Q：タスク完了メールの宛先を動的に変更できる？
A：
進行先の切り替え設定を追加することで可能です。例えば「担当者の名前が〇〇(特定の氏名)と等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別のメールアドレスを指定し、送信内容を設定してください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：Asanaの「ルール」機能との違いは？
A：
Asanaの「ルール」機能は、タスクが作成された際の通知や、タスクの移動・完了時にアクションを実行するなど、基本的な自動化には便利です。ただし、複雑な条件分岐や、複数のアプリケーションをまたがるデータ連携、AIを活用した自動生成など、より高度な自動化には限界があります。例えば、Asanaだけではタスクの内容に基づいてAIが自動で補足情報を生成したり、他のツールとの細かい連携が難しいです。
一方、YoomではAPI連携を使って、AsanaとGoogle SheetsやSalesforceなどの外部ツールとのデータ同期や、AIによる情報生成、OCRでのデータ抽出を自動化できます。これにより、Asanaの「ルール」だけでは実現しにくい、複雑で高度なワークフローを簡単に構築できる点が大きな強みです。
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