AsanaとOutlookを連携して、Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知する方法

[Yoomとは]

Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知する方法

Asanaでタスクが完了すると、Asana APIを使用してその情報を受け取り、Outlookの提供するAPIを経由して、完了メールを自動で通知することができます。
ノーコードツールのYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

・AsanaとOutlookをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・トリガー、アクションの設定
・最後にトリガーが起動するか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

ステップ1：AsanaとOutlookをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Asana」と「Outlook」を１つずつ検索します。

Asanaを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。

同様にOutlookを選択したら、使用するアカウントでログインします。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこから開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　特定のプロジェクトのタスクが完了したら」をクリックします。

ステップ4：Asanaのアクションを設定

1) アクションは「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わりますので、詳細は各プランの内容をご確認ください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
ワークスペースID、プロジェクトIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Outlookのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　タスク完了メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「タスク完了メールを送る」を選択し、必須事項を入力します。

3)メッセージに先ほど取得したAsanaのアウトプット情報を活用して入力できます。

必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動しているかを確認してください。

‍

今回使用したテンプレートはこちら

AsanaとOutlookを使ったその他の自動化例

他にもAsanaとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.特定のスケジュールになったらAsanaからタスク情報を取得しOutlookで送信する
このテンプレートは、営業部や人事部など各部署のスケジュールに応じてAsanaからタスク情報を取得し、Outlookで自動的に送信する仕組みです。
これにより、タスクの進捗や期限を関係者へ素早く通知でき、情報共有がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。

2.Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する
このテンプレートは、経理部や企画部などに届いたOutlookのメールを自動でAsanaにタスクとして追加する仕組みです。
これにより、メールからタスクへの移行がスムーズになり、情報の見落としを防ぎ、タスク管理の効率の向上が期待できます。

3.Outlookにメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知する
このテンプレートは、総務部や営業部などに届いたOutlookのメール内容を自動でAsanaにタスクとして追加し、Chatworkに通知する仕組みです。
これにより、メール内容がタスク化されるため、情報の共有が迅速化し、タスクの見落としを防ぎ、チームの連携と業務効率の向上が期待できます。

まとめ

今回は、Asanaでタスクが完了した際にOutlookで完了メールを通知するフローをご紹介しました。
AsanaとOutlookの連携により、タスクの完了状況が自動でOutlookに通知され、スムーズな情報共有が見込めます。
そのため、進捗確認の手間が軽減され、関係者全員が迅速に状況を把握できるため、次のアクションへスピーディーに移行できることが期待されます。
また、報告作業の自動化によってヒューマンエラーのリスクが軽減され、業務全体の信頼性向上も見込めます。
Yoomを利用した連携は、設定が簡単であり、さまざまな部署での業務効率化に役立つでしょう。
AsanaとOutlookを普段から利用している方は、ぜひこの連携を導入して、日常業務のさらなる効率化を目指してみてください。