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「boardに新しい顧客情報を登録したら、その備考欄の内容をOpenAIで要約してチームに共有したい」
「boardの顧客情報とOpenAIを使ったテキスト生成を連携させたいが、毎回手作業でコピー＆ペーストするのは手間だし、ミスも起こりやすい…」
このように、案件・顧客管理ツールであるboardと、高性能なAIであるOpenAIのデータを連携させる際、手作業による非効率さに課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに新しい顧客が登録されたタイミングで、自動的にOpenAIが備考欄のテキストを要約し、指定したツールに通知する仕組み</span>があれば、情報共有がスムーズになり、より重要な顧客対応や戦略立案に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考にして、日々の定型業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとOpenAIを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとOpenAIのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた顧客情報の要約や共有といったプロセスを自動化できます。
これにより、入力ミスや共有漏れを防ぎ、チーム全体での情報共有を迅速かつ正確に行えるようになります。
これからご紹介する具体的な自動化事例は、アカウント登録後すぐに試すことが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに新しい顧客情報が登録された際、特に長文になりがちな備考欄の内容を毎回確認し、手作業で要約してチームに共有するのは大きな手間がかかります。
この連携を利用すれば、boardへの顧客登録をトリガーとして、自動で備考欄のテキストをOpenAIが要約し、Slackなどのチャットツールに通知するため、<span class="mark-yellow">手動での要約や共有作業が不要になり、情報共有のスピードと質が向上します。</span>
Webサイトの問い合わせフォームなどから受け取った回答内容を、まずboardに顧客情報として登録し、その後、問い合わせ内容の要点をまとめてチームに共有するという一連の作業は、手動では時間がかかり対応の遅れに繋がる可能性があります。
このテンプレートを使えば、フォームへの回答送信をきっかけに、boardへの顧客登録からOpenAIによる備考欄の要約、そしてチームへの通知までをワンストップで自動化できるので、<span class="mark-yellow">問い合わせ対応の初動を自動化し、リードタイムの短縮と対応品質の向上を実現します。</span>
それでは、実際にboardとOpenAIを連携した自動化フローを作成してみましょう。
今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携フローを構築していきます。
専門的な知識は不要で、画面の指示に従って設定するだけで完了します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardで新しい顧客が作成されたら、OpenAIで備考を要約し通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
なお、Slackのマイアプリ連携については、ナビと同じ操作を行うことで完了します。ぜひ真似してみてくださいね！
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでboardと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
boardの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください。
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでOpenAIと検索し対象アプリをクリックしてください。
※OpenAIを使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。詳しくはこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「新しい顧客が作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
boardと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
まず、Yoomでの設定テスト時に必要となるため、事前準備としてboardで新しい顧客を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
今回のフローでは、OpenAIが備考欄の内容を要約して通知するため、顧客作成時には必ず備考欄に情報を入力しておきましょう。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でboardをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は新しい顧客が作成されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
APIキー
注釈に沿って入力しましょう。
boardにログインし、こちらのページからAPIキーの取得が可能です。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、boardに作成された新しい顧客に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップで使用が可能であり、これらのデータをOpenAIで要約したり、要約したデータをSlackに自動送信可能となります。
また、取得した値はフローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
なお、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで新しい顧客が作成された場合にのみ処理を行うよう、分岐条件を設定します。
以下の画面では、基本的にデフォルト設定のままで問題ありません。
タイトル
分岐処理の名前を任意で入力します。
オペレーション
デフォルトで「新しい顧客が作成または更新されたら」が選択されています。
これは顧客情報の新規作成や更新をきっかけに処理を実行する設定です。
取得した値
デフォルトで「作成日時」が選択されています。
新たに顧客が作成された日時を基準に処理を分ける設定です。
分岐の設定についてはこちらもご確認ください。
分岐条件
右側には、デフォルトでトリガーのステップにて取得した「更新日時」が指定されています。
<span class="mark-yellow">この設定により、作成直後（＝作成日時と更新日時が同じ）の場合のみ「新規作成」と判定され、分岐処理が実行される仕組みです。</span>更新の場合は日時が異なるため、この分岐は実行されません。
※更新日時を誤って削除してしまった場合などは、入力欄をクリックすると、boardから取得済みのアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
設定後、「保存する」をクリックします。
「テキストの生成（Chat completion）」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
OpenAIと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
メッセージコンテンツ
OpenAIに要約させたい内容を設定します。
入力欄にはデフォルトで「上記文章を要約してください」という指示文の例が入っています。
そのまま利用しても問題ありませんが、必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
<span class="mark-yellow">なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、下記画像のように「上記文章を要約してください。」などは手入力し、毎回変動することが望ましい「備考」は取得した値を活用しましょう。</span>
モデルID
入力欄をクリックすると、連携済みのOpenAIアカウントから利用可能なモデルが候補として表示されます。
その中から、要約処理に利用するChatGPTモデルを選択してください。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で要約されたテキストが生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、OpenAIによって要約されたテキストの情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、Slackでメッセージの通知が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
なお、このあとのテストで実際にここで設定したチャンネルにメッセージが通知されます。
そのため、通知が届いても問題のないテスト用チャンネルを使用するか、事前にメンバーへ周知しておくことをおすすめします。
SlackのチャンネルIDの確認方法はこちらをご確認ください。
メッセージ
通知するメッセージの内容を設定しましょう。入力欄をクリックすると、前のステップで取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
OpenAIでの設定時に等しく、任意のテキストと取得した値を組み合わせることで、固定値と変動値を自由にカスタマイズ可能です。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
※なお、Slackではメンションを付けてメッセージを通知することも可能です。重要な通知を見逃してほしくないメンバーやグループがある場合は、メンションの設定を行いましょう。
設定方法については こちらをご確認ください。
また、設定時にはSlackのメンバーIDが必要になるため、IDの確認方法についてはこちらを参照してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でメッセージが正しく通知されるか確認しましょう。
テストが成功すると、通知されたメッセージの情報が一覧で表示されます。
あわせてSlackを開き、指定した内容でメッセージが実際に通知されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、boardに新しい顧客が作成されたタイミングで、備考欄の内容が自動的にOpenAIによって要約され、指定したSlackチャンネルに通知されるようになります。
実際にboardで新規顧客を登録し、備考欄の要約が正しくSlackに通知されるかを確認してみましょう。
今回はboardからOpenAIへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆に様々なアプリケーションの情報をOpenAIで処理し、その結果をboardに登録する、といった逆方向の連携も可能です。
もし、そのような自動化にご興味があれば、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
イベントの参加者リストや営業リストなどをGoogle スプレッドシートで管理している場合、その情報を手動でboardに顧客として登録し、さらに備考欄を作成するのは手間のかかる作業です。
この連携を活用すれば、スプレッドシートに行が追加されるだけで、OpenAIが関連情報から適切な備考を生成・要約し、boardに新しい顧客として自動で登録するため、<span class="mark-yellow">リストからboardへの顧客情報移管を自動化し、備考の質を均一化できます。</span>
Notionのデータベースでタスクやプロジェクト情報を管理しており、そこから発生した関連人物をboardに顧客として登録する作業を手動で行っていませんか？
この自動化を利用すると、Notionのデータベースに行が追加されたことをトリガーに、その情報を基にOpenAIが備考を要約・作成し、boardに顧客として自動登録するので、<span class="mark-yellow">Notionでの情報管理とboardでの顧客管理をシームレスに連携させ、二重入力の手間を解消します。</span>
boardやOpenAIのAPIを活用することで、情報管理や顧客対応、社内連絡の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひ活用してください！
boardでの自動化を導入することで、顧客情報や案件管理、通知フローを効率化できます。
例えば、他ツールで取得した情報をAIで処理してboardに登録したり、登録された情報を要約して社内チャットに通知することで、業務の正確性を保ちながら作業負荷を軽減できます。
顧客対応や営業活動の効率化に特に有効です！
OpenAIによる自動化は、翻訳や文章生成、要約などの業務をスムーズに進められます。
例えば、受信したメッセージやフォームの回答をAIで処理して返信や通知を自動化したり、データをもとに画像を生成して管理ツールに反映することが可能です！
マーケティング担当や営業チームの作業効率向上に効果的です。
boardとOpenAIの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報の要約やチームへの共有といったデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：備考欄以外の顧客情報も要約に使えますか？（顧客名や会社名など）
A：はい、可能です。
備考欄だけでなく、トリガーで取得した顧客名や会社名なども要約に含められます。
これにより「誰についての内容か」「どの企業とのやり取りか」といった文脈を踏まえた要約ができ、通知先でもより分かりやすく共有することができます。
Q：OpenAIで要約した結果をboardの特定のフィールドに書き戻せますか？
A：はい、可能です。
テキストの生成アクション以下で＋ボタンをクリックし、boardの「顧客の更新」アクションを追加してください。そこで要約結果を指定のフィールドにマッピングすることで、生成された要約をboardに保存できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。
Q：要約以外に、OpenAIでどのようなタスクを自動化できますか？
A：YoomからOpenAIを使うと、要約以外にもさまざまな処理を自動化できます。
たとえば以下の項目などです。
さらに、文章処理だけでなく、指示に応じた画像生成（URL形式で出力）も可能です。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
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