Notionに顧客情報が登録されたら、任意の項目をAIで要約しboardにも顧客情報を登録する

■概要

Notionとboardを併用して顧客管理を行っているものの、それぞれのツールへの情報入力に手間を感じていませんか？特に、Notionに蓄積した詳細な顧客情報をboardに転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionへの情報登録をトリガーとして、AIが内容を要約しboardへ顧客情報を自動で登録できます。boardとNotion間の面倒なデータ連携を自動化し、業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとNotionを併用しており、顧客情報の二重入力に課題を感じている方
• Notionに記録した顧客とのやり取りなどを、boardへ効率的に反映させたい方
• AIを活用して、boardとNotion間の情報連携を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに情報が登録されると、AIによる要約を経てboardへ自動でデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、boardとNotion間の情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとboardをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、Notionから取得した任意のテキスト情報を要約します。
6. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、AIが要約した情報などを用いて顧客情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、Notionから取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます。
• Notionのレコード取得オペレーションでは、検索条件となるページのIDなどを、前段のトリガーで取得した情報を用いて動的に設定できます。
• AI機能による要約では、Notionから取得した情報のうち、どの項目を要約対象とするかを選択し、要約の条件も任意で設定可能です。
• boardへの顧客登録では、NotionやAIから取得した情報をもとに、どの項目にどの情報を登録するかを自由にマッピングできます。

■注意事項

• Notion、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/556168