Google スプレッドシートに行が追加されたら、OpenAIで備考を要約しboardに顧客を登録する

■概要

顧客情報をGoogle スプレッドシートで管理しているものの、手作業での転記や、備考欄に記載された長文の情報を都度確認する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されると、その情報をトリガーにOpenAIが備考欄を自動で要約し、顧客管理ツールであるboardへ情報を登録します。OpenAIとboardを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、顧客情報管理の効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとboardで顧客管理を行い、二重入力の手間を削減したい方
• OpenAIとboardを連携させ、顧客に関するメモや備考の要約を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスをなくし、顧客データの精度を高めたいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートへの入力だけで、OpenAIによる要約からboardへの登録までが自動で実行されるため、手作業での転記や要約にかかる時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記ミスや登録漏れを防ぎ、boardに登録される顧客情報の正確性を担保し、管理品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、OpenAI、boardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した備考欄の情報を要約するように指示します
4. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、スプレッドシートの情報とOpenAIで要約したテキストを任意の項目に紐付けて登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象のスプレッドシートやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定してください
• OpenAIのオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、前段のスプレッドシートから取得した情報を変数として利用することが可能です
• boardに顧客を登録するオペレーションでは、固定値や、前段のフローで取得した情報を変数として、登録したい任意の項目に設定できます

■注意事項

• Google スプレッドシート、OpenAI、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686